Wie is een klantenvertegenwoordiger?

Customer representative is a person whose job is to deal with a business's customers.

Cambridge dictionary

De klantenvertegenwoordiger is een medewerker die namens een organisatie interactie heeft met de klanten van het bedrijf. Vertegenwoordigers van de klant vertegenwoordigen het bedrijf, zijn producten of zijn diensten.

Wanneer de klant belt / schrijft, lossen ze hun vragen, verzoeken of klachten op. Klanten kunnen contact opnemen met vertegenwoordigers via telefoon, email, live chat of andere kanalen.

Klantenvertegenwoordigers krijgen een goede opleiding. Maar ze moeten wel een aantal belangrijke vaardigheden hebben (bijvoorbeeld spreken, luisteren). Ze spelen een zeer belangrijke functie in elk bedrijf – ze zijnde stem van het bedrijf.

Wat doet een klantenondersteuningsmedewerker?

reageert op klachten van klanten
biedt kennis/informatie
communiceert met klanten via meerdere kanalen
helpt bij annuleringen, restituties of uitwisselingen
beantwoordt vragen van klanten

Hoe kan klantenondersteuningssoftware klantenvertegenwoordigers helpen?

Hier zijn een paar voordelen:

mogelijkheid om alle klantenvragen vanuit één interface te beheren
snellere responstijd
georganiseerde tickets in de juiste afdelingen
alle klantengegevens in één systeem

Klantenondersteuningssoftware, zoals LiveAgent combineert een uitstekende live chat, ticketing, en automatisering waarmee u uitzonderlijke ondersteuning kunt bieden aan uw klanten.

Try out LiveAgent for FREE

Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 30-day free trial right away!

FREE TRIAL Plan een demo

Hoe wordt u een klantenondersteuningsmedewerker?

Er zijn meestal geen specifieke kwalificaties voor een vertegenwoordiger van een eerste klant. Hoewel het hebben van een middelbare schooldiploma in de meeste bedrijven een noodzaak is, zijn er belangrijkere factoren die een rol spelen in het wervingsproces. Er zijn bepaalde natuurlijke vaardigheden waar recruiters meestal naar zoeken. De belangrijkste zijn uw communicatieve vaardigheden.

Maar laten we het wat meer opsplitsen. Er zijn 2 belangrijke vaardigheidscategorieën die elke medewerker van de klantenondersteuning zou moeten hebben. De eerste en belangrijkste is soft skills. De tweede belangrijke vaardigheden zijn technisch. Wat het bedrijf u kan leren is de technische kant van het product/de dienst. Toch kunnen ze u geen zachte vaardigheden leren. Iedere klant/situatie is uniek. Het begrijpen van de klant of de situatie moet dus intuïtief zijn.

Zoals we al zeiden, is er een technische kant van de job die zal worden onderwezen. Meestal in een vorm van training. De training omvat meestal kennis over producten/diensten, het bedrijf, interne programma’s en meer. Het kan een paar weken duren, hoewel het in sommige bedrijven tot een paar maanden kan duren.

Het belangrijkste aspect van de training is meevolgen. Luisteren/leren van volleerde klantenvertegenwoordigers is in het begin een nuttige tactiek. Maar de job begint meestal halverwege de opleiding, dus u leert voortdurend bij.

Het bedrijf probeert u meestal de “gemakkelijke” klanten te geven. Toch is er geen manier om te voorspellen welke klant een nieuwe medewerker gaat krijgen. Maar maak u geen zorgen, u hebt supervisors om u heen die u bij elke stap helpen. Na de training kunt u hulp zoeken bij een senior klantenvertegenwoordiger of een manager.

Na het afronden van de training is het leergedeelte nog niet voorbij. U leert voortdurend bij. Er zijn altijd allerlei unieke situaties. Maar zelfs na een tijdje kunt u nog extra training krijgen over producten of nieuwe procedures. Er is altijd ruimte voor verbetering.

Frequently Asked Questions

Wat is de definitie van klantenvertegenwoordiger?
Een klantenvertegenwoordiger is een medewerker die namens het bedrijf contact opneemt met de klanten van het bedrijf. Het is de schakel tussen de consument en het bedrijf. Klantenvertegenwoordigers vertegenwoordigen het bedrijf, zijn producten en diensten. Zij zijn het hoofd van het bedrijf voor klanten.
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een klantenvertegenwoordiger?
De taken van een klantenvertegenwoordiger omvatten communicatie met de klanten van het bedrijf via verschillende communicatiekanalen. Het is uiterst belangrijk voor de klantenvertegenwoordiger om te proberen een positieve relatie met klanten te onderhouden - en als de relatie niet optimistisch is, om te proberen er goede rolmodellen voor op te bouwen. Het is uiterst belangrijk dat de vertegenwoordiger van de klant het bedrijf goed kent en precies weet welke producten en diensten het aanbiedt. De vertegenwoordiger moet ook klantgerelateerde documentatie behandelen.
Hoe voeg ik een klantenvertegenwoordiger toe aan LiveAgent?
Om een klantenvertegenwoordiger aan LiveAgent toe te voegen, klikt u op 'Configuraties', vervolgens op 'Vertegenwoordigers' en vervolgens op 'Agent maken'. Hier kunt u precies definiëren welk autorisatiebereik een bepaalde vertegenwoordiger moet hebben en welke rol deze in het systeem moet spelen.

Terug naar woordenlijst Maak een GRATIS account aan

Als je meer wilt weten over de rol van een klantenvertegenwoordiger, dan is het artikel over "Klantenondersteuning" een goede volgende stap. Het legt uit wat klantenondersteuning inhoudt en waarom het zo belangrijk is voor een bedrijf.

Daarnaast kun je ook meer leren over de basisfuncties in klantenondersteuning door het artikel over de "Basisvertegenwoordiger" te lezen. Dit artikel bespreekt wat een basisvertegenwoordiger doet en de voordelen die ze bieden.

Voor diegenen die hun vaardigheden in klantenservice willen verbeteren, biedt het artikel "Opleiding in klantenservice" waardevolle inzichten. Hier vind je tips en tools voor effectieve trainingen, zowel voor nieuwkomers als ervaren medewerkers.

Tot slot, als je je klantenservice wilt optimaliseren, bekijk dan de sectie over hoe je je kunt improve customer service. Dit kan je helpen om je klanten beter van dienst te zijn en je bedrijf te laten groeien.

Gerelateerde artikels

Vertegenwoordigersinterface

Ontdek de vertegenwoordigersinterface van LiveAgent: volledige controle, flexibele rollen, en uitgebreide rapporten om uw workflow te verbeteren.

Klantenondersteuning

Klantenondersteuning is een reeks diensten die door een bedrijf aan de klant worden geleverd. Het is ook een onderdeel van klantenrelatiebeheer.

Klant

Een klant is degene die u een product verkoopt. Het kan een persoon of een bedrijf zijn. Het belangrijkste is om voor klanten te zorgen, zodat ze terugkomen.