Contentbeheer versus kennisbeheer

Het moderne digitale tijdperk dwingt ons om het belang van het benutten van de kracht van informatie te begrijpen. In de context van het beheren van waardevolle gegevens komen de termen content management en kennisbeheer vrij vaak naar voren. Dit artikel heeft tot doel licht te werpen op hun belangrijkste verschillen en de manieren waarop ze verweven zijn om bedrijfsgroei te stimuleren.

Wat is contentbeheer?

Contentbeheer, vaak CM genoemd, is een reeks processen die het verzamelen, beheren en publiceren van informatie in welke vorm of medium dan ook ondersteunen. De afgelopen jaren werd contentmanagement vooral geassocieerd met digitale inhoud, zoals blogposts op verschillende websites en stukjes inhoud op sociale-mediaplatforms.

Dus wat betekent dit in termen van real-life gebruik? Contentbeheer zorgt ervoor dat de juiste inhoud beschikbaar is voor de juiste mensen op het juiste moment. Dit omvat het creëren, bewerken, organiseren en leveren van inhoud op een manier die efficiënt, effectief en gebruiksvriendelijk is.

Contentbeheer kan een onmisbaar hulpmiddel zijn voor iedereen die een grote hoeveelheid informatie moet beheren, of het nu tekst, afbeeldingen, video’s of andere vormen van gegevens betreft.

Wat is kennisbeheer?

Kennisbeheer, ook wel bekend als KM, is een meer holistische benadering die de creatie, het delen, het gebruik en het beheer van kennis binnen een organisatie omvat. Het gaat niet alleen om het beheren van inhoud, maar ook om het benutten van die inhoud om efficiëntie, productiviteit van medewerkers en besluitvorming te verbeteren.

Kennismanagement is een integraal bedrijfsproces voor organisaties die het meeste willen halen uit hun gezamenlijke expertise. Dit omvat bedrijven, maar strekt zich ook uit tot overheidsinstanties, onderzoeksinstellingen en andere organisaties met een op kennis gerichte benadering.

Contentbeheer versus kennisbeheer vergelijking

Hoewel contentbeheer en kennisbeheer misschien op elkaar lijken, hebben ze verschillende doeleinden en spelen ze unieke rollen in een organisatie. Het begrijpen van hun belangrijkste verschillen is cruciaal voor bedrijven om hun informatie effectief te beheren en deze te benutten om groei en innovatie te stimuleren.

1. Focus en doelwit

Zoals we al hebben vermeld, is de kernverantwoordelijkheid van contentbeheer de creatie, organisatie en publicatie van digitale inhoud. Het heeft tot doel het stroomlijnen van contentcreatieprocessen, waarbij consistentie en toegankelijkheid op verschillende platforms worden gegarandeerd.

Het kennismanagementframework richt zich daarentegen op het vastleggen, organiseren en delen van kennis binnen een organisatie met behulp van kennismanagementsoftware en interne en externe kennisbanken.

De inhoudsstukken die vaak te vinden zijn in de kennisbank van een bedrijf en andere kennisbeheeropslagplaatsen bevatten handleidingen, logboeken van opgeloste klantproblemen en technische uitgebreide handleidingen. Kennismanagement heeft tot doel de samenwerking te verbeteren, de besluitvorming te verbeteren en innovatie te bevorderen door gebruik te maken van collectieve interne expertise.

2. Omvang van informatie

Inhoudsbeheer, inclusief tekst, afbeeldingen, video’s en andere media, houdt zich bezig met gestructureerde en ongestructureerde inhoud. Het richt zich op het beheren van inhoud gedurende de hele levenscyclus, van creatie tot archivering, met behulp van essentiële tools voor klantenservice via sociale media.

Kennismanagement omvat een breder scala aan informatie, inclusief expliciete kennis (zoals documenten en databases) en impliciete kennis (zoals ervaring). Het heeft tot doel zowel soorten kennis vast te leggen en te verspreiden ten behoeve van de organisatie als geheel.

3. Informatiestructuur

Contentmanagementsystemen organiseren inhoud op basis van vooraf gedefinieerde taxonomieën, categorieën of tags. Het zorgt ervoor dat de inhoud gemakkelijk doorzoekbaar en toegankelijk is voor gebruikers.

Kennisbeheersoftwarefuncties richten zich op het vastleggen en structureren van collectieve kennis om de context en relaties ervan weer te geven. Ze maken gebruik van technieken zoals kennisgrafieken, ontologieën en semantische netwerken om moeiteloos kennis op te halen vanaf één platform.

4. Gebruikersrollen en bijdragen

Content management omvat rollen zoals content creators, editors en publishers. Elk van deze rollen draagt bij aan content creatie en onderhoud. Ondertussen zijn gebruikers voornamelijk degenen die de content consumeren.

In tegenstelling daarmee beschouwt kennismanagement elk lid van een organisatie als een waardevol bezit met kennis om bij te dragen. Deze benadering moedigt actieve deelname aan van alle werknemers, ongeacht hun specifieke rollen. Het kennismanagementproces benadrukt kennisdeling, samenwerking en collectief leren.

5. Workflow en samenwerking

Ondernemingsinhoudbeheersystemen bevatten vaak workflowfuncties om het maken, beoordelen en goedkeuren van inhoud te vergemakkelijken. Samenwerking is meestal beperkt tot het maken en bewerken van inhoud.

Aan de andere kant geven kennisbeheersystemen prioriteit aan samenwerking en bevorderen ze een cultuur van het delen en verspreiden van kennis. Ze bieden tools voor gezamenlijk schrijven, discussieforums en sociale netwerken om actieve deelname aan te moedigen.

6. Contextualisatie en relevantie

Als het om contentmanagement gaat, richt het zich op het leveren van relevante content aan gebruikers op basis van vooraf gedefinieerde criteria, zoals zoekopdrachten of gebruikersvoorkeuren. Het is bedoeld om potentiële klanten gepersonaliseerde ervaringen te bieden en de levering van inhoud te optimaliseren.

Kennismanagement zorgt ervoor dat informatie in interne kennisbanken relevant en toepasbaar is voor specifieke situaties. Het maakt gebruik van echte ervaring om handleidingen en andere nuttige inhoud te bieden voor de hele organisatie.

7. Langetermijnwaarde en leren

Inhoudsbeheer richt zich voornamelijk op het leveren van informatie aan gebruikers in het heden. Hoewel inhoud kan worden gearchiveerd, is de langetermijnwaarde vaak beperkt tot historische referentie.

Kennismanagementsystemen hebben echter als doel om zakelijke kennis vast te leggen en te behouden, waarbij de lange-termijn waarde wordt gewaarborgd. Ze faciliteren continu leren, waardoor medewerkers kunnen voortbouwen op bestaande kennis en het heruitvinden van het wiel kunnen vermijden.

8. Toepasbare gereedschappen

Bij het bespreken van content management, komen tools zoals WordPress in gedachten. Zo’n oplossing is een vlaggenschip content management tool die gebruikers in staat stelt om inhoud te maken, beheren, opslaan en publiceren naar verschillende websites.

Aan de andere kant kunnen we, als het gaat om kennisbeheertools, praten over de externe en interne kennisbank-bouwer van LiveAgent of zelfs Confluence. LiveAgent is meer een robuuste en veelzijdige oplossing, maar beide softwaresystemen voor kennisbeheer faciliteren interne samenwerking, documentatie en projectbeheer.

Content management versus kennismanagement voorbeelden

Om de theorie in de praktijk te brengen, laten we het hebben over enkele voorbeelden uit het echte leven van content management en kennismanagement die je misschien al bent tegengekomen.

Wikipedia

Wikipedia is een uitstekend voorbeeld van zowel kennisbeheer als inhoudsbeheer. Het is een samenwerkingsplatform waar gebruikers kennisartikelen en inhoud over diverse onderwerpen bijdragen.

Het platform gebruikt contentbeheer om artikelen te organiseren en categoriseren, zodat informatie op een gestructureerde en toegankelijke manier wordt gepresenteerd.

Adobe

Adobe biedt creatieve software en marketingoplossingen. Ze maken gebruik van kennisbeheer om samenwerking tussen medewerkers wereldwijd mogelijk te maken, waarbij expertise en inzichten worden gedeeld.

Contentbeheer is ook essentieel voor de marketingplatforms van Adobe, waar ze content beheren en distribueren naar verschillende kanalen, om consistente berichtgeving en merkvertegenwoordiging te waarborgen. Hieronder vindt u een vergelijking van hun contentbeheer- en kennisbeheerpagina.

Hebt u behoefte aan content management of kennismanagement?

Idealiter zou een bloeiend bedrijf beide moeten gebruiken. In het huidige landschap is het creëren, organiseren, opslaan en leveren van informatie een soort kunstvorm geworden. Als gevolg daarvan profiteren de meeste bedrijven van een betrouwbare content- en kennismanagementstrategie. Hier zijn enkele redenen waarom dat het geval is:

Contentbeheer kan u brengen:

• Gestroomlijnde informatiestroom: Zowel contentmanagement- als kennismanagementsystemen zorgen voor een soepele informatiestroom binnen de organisatie. Dit helpt bij het verminderen van redundantie en het verbeteren van de efficiëntie.
• Verbeterde samenwerking: deze systemen bevorderen de samenwerking tussen werknemers door een platform te bieden voor het eenvoudig delen en openen van informatie.
• Consistente berichtgeving: Contentmanagement zorgt ervoor dat de berichtgeving van het bedrijf consistent is op alle platforms, wat cruciaal is voor het behouden van de merkidentiteit.
• Kostenefficiëntie: ze helpen de operationele kosten te verlagen door verschillende taken te automatiseren die verband houden met het maken, distribueren en opslaan van inhoud.
• Naleving van de regelgeving: Contentmanagementsystemen helpen bij het bijhouden van documenten en documenten volgens de wettelijke vereisten, waardoor het risico op niet-naleving wordt verminderd.
• Klantentevredenheid: door nauwkeurige en tijdige informatie te verstrekken, helpen deze systemen bij het verbeteren van de klantenservice en tevredenheid.
• Schaalbaarheid: beide systemen zijn schaalbaar en kunnen meegroeien met het bedrijf, waardoor altijd wordt voldaan aan de behoeften op het gebied van informatiebeheer van het bedrijf.

Kennisbeheer kan u brengen:

• Verbeterde besluitvorming: ze bieden nauwkeurige, actuele en uitgebreide informatie, die helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen.
• Kennisbehoud: Kennismanagement helpt bij het behouden van de waardevolle kennis van werknemers, die verloren kan gaan als ze de organisatie verlaten.
• Verhoogde productiviteit: Door gemakkelijke toegang tot informatie te bieden en de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar gegevens te verminderen, verhogen deze systemen de algehele productiviteit.
• Concurrentievoordeel: Kennismanagement helpt bij het verkrijgen van een concurrentievoordeel door gebruik te maken van de collectieve kennis en expertise van de organisatie.
• Innovatie: Kennismanagement bevordert innovatie door het delen van ideeën en best practices binnen de organisatie aan te moedigen.
• Risicobeheer: ze helpen bij het identificeren en beheren van risico’s door een uitgebreid overzicht te bieden van de kennis en inhoud van de organisatie.

Wat zijn de soorten contentbeheer en kennisbeheersystemen?

Hier zijn de verschillende soorten contentbeheer en kennisbeheersystemen:

Inhoudsbeheersystemen:

Webcontentbeheersysteem (WCMS): deze systemen worden gebruikt om inhoud op websites te beheren en te publiceren. Ze stellen gebruikers in staat digitale inhoud te creëren, bewerken, organiseren en publiceren zonder dat daarvoor technische expertise nodig is. De meest gebruikte voorbeelden zijn WordPress, Joomla en Drupal.

Enterprise content management systeem (ECM): deze systemen zijn ontworpen om de ongestructureerde informatie van een organisatie te beheren, inclusief documenten, afbeeldingen, video’s en andere digitale middelen. Enkele voorbeelden zijn SharePoint, OpenText Content Suite en Documentum.

Documentbeheersysteem (DMS): dit type contentbeheer richt zich specifiek op het beheren van documenten gedurende hun levenscyclus. Enkele opmerkelijke voorbeelden zijn M-Files, Alfresco en LogicalDOC.

Digital asset management system (DAM): DAM-systemen worden gebruikt voor het opslaan, organiseren en beheren van digitale assets zoals afbeeldingen, video’s, audiobestanden en andere media. Ze bieden tools voor het beheer van metagegevens, het taggen van assets en het eenvoudig terugvinden ervan. De meest voorkomende zijn Widen Collective, Bynder en Adobe Experience Manager Assets.

Leerbeheersysteem (LMS): Hoewel deze platforms voornamelijk worden gebruikt voor e-learning en training, beheren en leveren ze ook inhoud. Mogelijk herken je LMS-tools zoals Moodle, Canvas en Blackboard.

Kennisbeheersystemen:

Enterprise kennismanagementsysteem: deze systemen richten zich op het verzamelen, organiseren en delen van kennis binnen een organisatie. Ze omvatten functies zoals het delen van documenten, directory’s van experts, discussieforums en repository’s voor best practices. Enkele voorbeelden uit de praktijk zijn Confluence, IBM Watson Knowledge Center en Bloomfir.

Samenwerkingssysteem voor kennisbeheer: deze systemen leggen de nadruk op samenwerking en het delen van informatie tussen teamleden. Ze bevatten vaak functies zoals wiki’s, blogs, discussieborden en realtime samenwerkingstools. De meest opvallende softwareoplossingen zijn LiveAgent, MediaWiki en Tiki Wiki.

Expertiselocatiesysteem: deze kennisbeheertools helpen gebruikers experts binnen een organisatie te vinden op basis van hun vaardigheden, kennisgebieden en ervaring. Ze helpen bij het verbinden van personen die informatie nodig hebben met personen die over relevante expertise beschikken. Voorbeelden uit de praktijk van tools voor kennisbeheer op expertiselocaties zijn Swoop, Talla en ProFinda.

Contentcuratiesysteem: dit type KMS helpt bij het selecteren, organiseren en presenteren van relevante informatie uit verschillende bronnen. Het is vooral handig voor het maken van kennisbanken, nieuwsbrieven of bronnenbibliotheken. Mogelijk herkent u contentcuratiesystemen zoals Scoop.it, Flipboard en Pearltrees.

Semantisch kennisbeheersysteem: deze systemen gebruiken semantische technologieën om kennis vast te leggen en te organiseren op basis van de relaties tussen concepten. Ze verbeteren de zoeknauwkeurigheid en zorgen voor een beter contextueel begrip van de informatie. Bekende voorbeelden zijn PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant en Synaptica.

Casegebaseerd redeneersysteem: dit type KMS slaat oplossingen voor problemen of cases uit het verleden op en haalt deze op. Het helpt gebruikers relevante oplossingen te vinden door actuele problemen te matchen met soortgelijke gevallen uit het verleden. Tools die u in deze categorie kunt vinden, zijn onder meer Coveo, IntraFind en Primedius.

Innovatiemanagementsysteem: deze systemen bevorderen het delen van ideeën, samenwerking en innovatie binnen een organisatie. Ze bevatten vaak hulpmiddelen voor het verzamelen van ideeën, het evalueren ervan en het implementeren van de meest veelbelovende ideeën. Veelgebruikte innovatiemanagementtools zijn Spigit, IdeaScale en Brightidea.

Onthoud dat deze categorieën elkaar kunnen overlappen, en sommige systemen kunnen functies bevatten van meerdere typen.

Kunnen deze systemen met elkaar integreren?

Om eenvoudig de vraag te beantwoorden, ja, dat kunnen ze. Door beide systemen te integreren, kunt u een meer uitgebreide en effectieve oplossing creëren voor het beheren van zowel inhoud als kennis binnen een organisatie. Om een dergelijke integratie te bereiken, moet u systemen selecteren die compatibel zijn en APIs of andere middelen bieden om te verbinden en communiceren tussen de twee systemen.

Hebben bedrijven zowel content- als kennisbeheersystemen nodig?

Nog een duidelijk antwoord is ja. In veel gevallen vinden bedrijven dat het integreren van beide systemen hun algehele informatiebeheerstrategie kan verbeteren. Hoewel het afhangt van de grootte van een organisatie en de aard van de operaties, creëert het combineren van content management en kennismanagementstrategie een meer holistische benadering van het beheren van bedrijfsgegevens.