Op zoek naar een Gmail-alternatief?

Het beste voor …

Fastmail is een uitstekende keuze voor kleinere en middelgrote bedrijven in het onderwijs, de media en e-commerce.

Prijzen

• Gratis proefperiode
• Basisabonnement: $ 3 per gebruiker/maand
• Standaardabonnement: $ 5 per gebruiker/maand
• Professioneel abonnement: $ 9 per gebruiker/maand

Wat zijn de belangrijkste factoren bij het kiezen van een Gmail-alternatief

E-mail blijft een belangrijk communicatiemiddel, niet alleen voor individuen, maar ook voor veel bedrijven. Hoewel Gmail onder veel gebruikers een populaire keuze is, zijn mensen op zoek naar e-mailalternatieven die verbeterde privacy, beveiliging en extra functies bieden. Laten we eens kijken naar enkele belangrijke factoren die u kunnen helpen bepalen welk Gmail-alternatief het beste bij u past.

Zakelijke behoeften en vereisten

De specifieke behoeften en vereisten van bedrijven spelen een cruciale rol bij de e-mailprovider selectie. Door deze behoeften te begrijpen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze een leverancier kiezen die aansluit bij hun doelstellingen en hun algehele productiviteit verbetert. Sommige bedrijven hebben een bepaald pakket aan functies nodig, terwijl anderen goed letten op de beschikbare betalingsplannen.

Als u bijvoorbeeld een betaalbare oplossing met omnichannel-mogelijkheden nodig heeft, kies dan voor zoiets als LiveAgent. Als u met vertrouwelijke klantgegevens werkt en een hoger niveau van privacy nodig heeft, overweeg dan Mailfence of StartMail.

Universele inbox en multi-agent dashboard

Met een universele inbox kunnen gebruikers beheer meerdere e-mailaccounts van verschillende providers op één centrale locatie. Het helpt het e-mailbeheer te stroomlijnen en bespaart tijd doordat het niet meer nodig is om tussen platforms te schakelen.

Het Multi-Agent Dashboard is een bijzonder belangrijke functie voor bedrijven die vereisen dat meerdere teamleden toegang hebben tot een gedeeld e-mailaccount en dit kunnen beheren. Het maakt een efficiëntere samenwerking mogelijk, waarbij teamleden taken kunnen toewijzen, de voortgang kunnen volgen en ervoor kunnen zorgen dat er tijdig wordt gereageerd op vragen van hun klanten. LiveAgent, een ticketingsysteem en software voor e-mailbeheer, biedt beide functies met het extra voordeel van aanpassingsopties.

Integratie met andere tools

Een andere belangrijke factor om te overwegen is de mogelijkheid om uw e-mailservice te integreren met andere tools die nodig zijn voor uw dagelijkse activiteiten. Naadloze integratie tussen uw e-mail en andere productiviteitstools kan de efficiëntie en samenwerking binnen uw organisatie aanzienlijk verbeteren. Deze tools kunnen agenda’s, CRM-systemen, helpdesksystemen, analyses en vele andere omvatten. Hoewel er geen aanbevolen hoeveelheid integraties is die een e-mailtool zou moeten hebben, kun je er toch voor kiezen om er een te kiezen die aan al je behoeften kan voldoen en toch wat reserve overhoudt.

Opslagcapaciteit

Opslagcapaciteit is een cruciale factor die bepaalt hoeveel gegevens binnen het systeem kunnen worden opgeslagen. Deze gegevens omvatten zaken als e-mails, documenten, audiobestanden, foto’s, video’s, enz.

Het hebben van voldoende opslagruimte is belangrijk om alle communicatie te kunnen beheren zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over onvoldoende ruimte en het moeten verwijderen van belangrijke informatie.

Daarom is het van cruciaal belang om een e-mailprovider te kiezen die voldoende e-mailopslagruimte biedt voor uw specifieke behoeften, zodat u een soepele en ononderbroken communicatie kunt garanderen.

Beveiliging en privacy

Bedrijven sturen elke dag e-mails met gevoelige gegevens en vertrouwelijke informatie. Dit is de reden waarom u het beveiligings- en privacybeleid van e-mailproviders nooit over het hoofd mag zien.

Zorg ervoor dat ze end-to-end-codering bieden die ervoor zorgt dat uw e-mails tijdens de verzending worden gecodeerd en alleen kunnen worden gedecodeerd door de ontvanger. Een andere belangrijke functie is dat Two-Factor Authentication (2FA) een extra beschermingslaag aan uw account kan toevoegen door naast uw wachtwoord een unieke code te vereisen.

Zorg ervoor dat uw e-mailservice niet afhankelijk is van advertenties of tracking om inkomsten te genereren. Op deze manier hoeft u niet bang te zijn dat zij uw gegevens aan derden zullen verkopen voor marketingdoeleinden.

Het lezen van het Privacybeleid en Gegevensopslag is ook essentieel om te begrijpen hoe uw gegevens worden opgeslagen, verwerkt en beschermd door de e-mailserviceprovider. Idealiter zouden ze strikte regels voor gegevensbescherming moeten volgen en gegevens moeten opslaan op veilige locaties met sterke encryptiestandaarden.

Samenwerkingsfuncties

Samenwerkingsfuncties zijn een andere belangrijke factor waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van een Gmail-alternatief. Omdat efficiënt teamwerk en communicatie essentieel zijn voor het succes en de groei van bedrijven. Geavanceerde samenwerkingsfuncties kunnen workflows stroomlijnen, de productiviteit verbeteren, de teamsamenwerking verbeteren en de klanttevredenheid verbeteren.

Deze samenwerkingsfuncties kunnen het volgende omvatten:

• Gedeelde inboxen en mappen: Hiermee kunnen meerdere teamleden samen e-mails openen, beheren en erop reageren.
  E-mailtagging en -toewijzing: Het stelt gebruikers in staat e-mails te taggen en toe te wijzen aan specifieke teamleden, zodat iedereen op de hoogte blijft van zijn verantwoordelijkheden.
• Interne notities en opmerkingen: Notities en opmerkingen toevoegen aan e-mails zonder de Originele inhoud kan teamleden helpen zaken met betrekking tot specifieke e-mails te bespreken.
• Agenda’s delen en plannen: Het delen van agenda’s, het maken van evenementen en het plannen van vergaderingen binnen uw e-mailservice kan de teamorganisatie verbeteren en houd iedereen op de hoogte van komende deadlines, afspraken en mijlpalen.
• Integratie met samenwerkingstools: Een e-mailservice moet naadloze integratie bieden met populaire samenwerkingstools zoals Slack, WhatsApp, Jira en meer. Dit zorgt voor soepele communicatie en taakbeheer tussen teams.

Aanpasbaarheid en branding

Het is belangrijk om alles wat u voor uw bedrijf gebruikt, aan te passen en te personaliseren om ervoor te zorgen dat het sluit aan bij uw merkidentiteit en voldoet aan uw unieke behoeften. Een e-mailservice met aanpasbare branding kan helpen een consistent en professioneel bedrijfsimago te behouden.

Hier volgen enkele voorbeelden van aanpassingsfuncties die gunstig kunnen zijn voor uw bedrijfsmerk:

• Creëren een aangepast domein voor e-mailadressen
• E-mailsjablonen
• Handtekeningen
• Aanpasbare filters en labels

Hoe u kunt zorgen voor een soepele overstappen naar het door u gekozen Gmail-alternatief?

Bereid uw team voor

Als u overweegt over te stappen van Gmail naar een andere e-mailservice, zorg er dan voor dat u uw team voorbereidt op deze wijziging om een soepele overgang.

De eerste stap is het communiceren van de redenen voor de overstap en de voordelen die de nieuwe dienst kan opleveren voor het team en het bedrijf in het algemeen. Dit zal uw team helpen begrijpen waarom de verandering nodig is en hen motiveren om het nieuwe systeem te leren.

Zodra uw team aan boord is, is het belangrijk om hun trainingsbehoeften te beoordelen en een trainingsplan op te stellen. Er moet rekening worden gehouden met de bekendheid van uw team met het nieuwe systeem en dienovereenkomstig actie moeten worden ondernomen. Het bieden van praktische training en hulpmiddelen, zoals videotutorials, persoonlijke training of seminars, of zelfs het bijhouden van een bijgewerkte kennisbank kan nuttig zijn.

Last but not least, voortdurende ondersteuning en middelen voor verdere ontwikkeling van vaardigheden zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat uw team vertrouwen krijgt in het gebruik van het nieuwe systeem. Dit kan regelmatige check-ins, feedbacksessies en toegang tot aanvullende training omvatten.

Gegevensmigratie en -integratie beheren

Voor een soepel migratieproces van Gmail naar de nieuwe e-mailserviceprovider Beheer uw datamigratie en -integratie zo effectief mogelijk. Hier volgen enkele tips over hoe u kunt zorgen voor een naadloze overgang naar het door u gekozen alternatief.

Maak eerst een plan voor de gegevensmigratie van Gmail naar de nieuwe dienst. Het moet de stappen beschrijven die u moet nemen om al uw e-mails, contacten en bestanden naar het nieuwe platform te verplaatsen. Zorg ervoor dat u een back-up heeft van al uw gegevens voordat u de migratie start.

Zorg er vervolgens voor dat uw nieuwe e-mailservice naadloos integreert met andere tools die u in uw organisatie gebruikt voor communicatie, samenwerking en productiviteit. Als u bijvoorbeeld een projectbeheertool gebruikt, zorg er dan voor dat uw e-mailservice daarmee integreert.

Sommige e-mailproviders zoals LiveAgent bieden een naadloze gratis Gmail migratie naar uw nieuwe account.

Conclusie

Kortom: veel beschikbare alternatieven kunnen u veel voordelen bieden op basis van uw specifieke behoeften en vereisten. Of u nu op zoek bent naar betere beveiliging, meer opslagruimte, geavanceerde functies of verbeterde samenwerkingstools, er is een e-mailservice die u precies dat kan bieden.

Aarzel niet om uw opties te verkennen en een keuze te maken de overstap naar een Gmail-alternatief dat voor u werkt. LiveAgent is zeker een optie die het overwegen waard is; het biedt een breed scala aan voordelen, waaronder een geavanceerde ticketingtool, naadloze integratie met andere tools en uitstekende oplossingen voor e-mailbeheer.