Tijdregels

Wat zijn tijdregels?

Tijdregels zijn automatiseringsregels die niet door acties worden geactiveerd, maar in plaats daarvan voorwaardelijk zijn. Ze worden het meest gebruikt voor het opruimen van de helpdesk, emailherinneringen of follow-ups, het oplossen van tickets die al een tijdje niet meer actief zijn geweest of het toevoegen van tags. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Voorbeeld van tijdregels

Voorbeeld 1

Als LiveAgent-gebruiker kunt u een tijdregel instellen die 24 uur na uw laatste interactie met een klant automatisch een vervolgmail verstuurt.

Voorbeeld 2

U kunt ook een tijdregel instellen die automatisch alle tickets waarop binnen 10 dagen niet is gereageerd, markeert als opgelost.

Voorbeeld 3

LiveAgent verwijdert automatisch met SPAM gemarkeerde tickets die ouder zijn dan 90 dagen.

Hoe werken tijdregels?

Zodra een tijdregel is ingesteld, voert het systeem automatisch periodieke achtergrondcontroles uit met korte tussenpozen (gewoonlijk één minuut) en controleert het of aan de voorwaarden van de tijdregel is voldaan. Als dit het geval is, wordt de regel automatisch uitgevoerd.

Waarom zijn tijdregels belangrijk?

Tijdregels kunnen buitengewoon voordelig zijn voor elk bedrijf met hoge ticketvolumes, omdat ze de stress van vertegenwoordigers kunnen verlichten en alledaagse en repetitieve taken in korte tijd kunnen uitvoeren.

De belangrijkste voordelen van tijdregels zijn:

• Verbeterde efficiëntie / workflow voor medewerkers
• Verbeterde reactietijden
• Minder ruimte voor menselijke fouten
• Minder stress / verminderde kans op burn-out
• Lagere ondersteuningskosten en bespaarde tijd

Welke andere soorten regels zijn er in LiveAgent?

Naast tijdregels kunnen LiveAgent-gebruikers profiteren van op triggers gebaseerde automatiseringsregels en SLA-regels (Service Level Agreement).

Actieregels

Actieregels zijn door acties geactiveerde basisregels. LiveAgent-gebruikers kunnen een trigger en een actie instellen, en wanneer aan de triggervoorwaarden is voldaan, wordt de actie uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld een regel instellen die automatisch elk ticket met de woorden “facturering” of “betaling” toewijst aan de factureringsafdeling.

SLA-regels

SLA-regels kunnen alleen worden toegepast op de SLA-instellingen en zijn gebonden aan SLA-niveaus. Een voorbeeld van een SLA-regel zou kunnen zijn om het SLA-niveau van een ticket te wijzigen of om te voorkomen dat andere regels worden uitgevoerd.

Wat kunt u doen met tijdregels in LiveAgent?

Tijdregels kunnen worden toegepast wanneer:

• Een ticket is ouder dan een bepaald aantal dagen, uren of minuten
• De status van een ticket is niet veranderd in een bepaald aantal dagen, uren of minuten
• Een ticket moet binnen een bepaald aantal dagen, uren of minuten worden betaald
• Een Ticket is meer dan een bepaald aantal dagen, uren of minuten te laat

Voorwaarden die kunnen worden toegepast op tijdregels

• Ticket status
• Ticket aangemaakt (datum)
• Ticket gewijzigd (datum)
• Ticket verwijderd
• Ticket start verwijzende URL
• Ticket prioriteit
• Ticket afdeling
• Ticket toegewezen aan
• Klantengroep
• Ticket tags

Acties die kunnen worden uitgevoerd door tijdregels

• Ticket overdragen
• Ticket afhandelen
• Ticket verwijderen
• De prioriteit van het ticket wijzigen
• Verander het SLA-niveau
• Markeren als spam
• Niet markeren als spam
• Ticket opschonen
• Antwoord versturen answer
• Het onderwerp van het ticket wijzigen
• Oproep URL
• Tag toevoegen
• Tag verwijderen
• Stuur mail naar
• Stop andere regels
• HTTP-verzoek

Hoe zien tijdsregels er in de praktijk uit?

Als een regel wordt toegepast op een ticket, wordt de wijziging weergegeven in de gedetailleerde ticketweergave (om duidelijke verantwoordelijkheid voor ticketafhandeling te garanderen.) Zowel beheerders als vertegenwoordigers kunnen de wijzigingen in het ticket zien die zijn aangebracht met actieve tijdregels.

Tijdregels instellen in LiveAgent

1. Log in op LiveAgent.
2. Klik op Configuratie (tandwielpictogram in de linker menubalk).
3. Klik op Automatisering.
4. Klik op Tijdregels.
5. Klik op Aanmaken.
6. Schakel het selectievakje Status actief in.
7. Maak eennaam voor uw regel.
8. U kunt het gedeelte Opmerkingen leeg laten, of u kunt de regel in meer detail beschrijven. Dit veld is alleen bedoeld voor uw gemak.
9. Selecteer een ‘Toepassen wanneer’ -variabele.
10. Selecteer de tijdsvoorwaarden – na hoe lang moet uw regel worden uitgevoerd?
11. Optioneel: klik op Conditiegroep toevoegen.
12. Selecteer de voorwaarden naar wens.
13. Selecteer de velden voor actie uitvoeren naar wens.
14. Klik op Opslaan.

Voordelen van tijdregels

Minder ruimte voor menselijke fouten en een kleinere kans op doorbranden van vertegenwoordigers

Automatisering is precies – mensen niet. Kunt u zich voorstellen dat uw vertegenwoordigers moeten onthouden voor welke tickets ze geen antwoord hebben ontvangen en dat ze daarop moeten reageren?

Het zou natuurlijk onmogelijk zijn om enkele ongemakkelijke situaties te creëren die schadelijk kunnen zijn voor uw bedrijf. Bovendien kan het moeten onthouden van wanneer het een goed moment is om elk verzoek van een klant op te volgen, leiden tot een snelle burn-out bij vertegenwoordigers.

Als u automatiseringsregels heeft die voor deze administratieve taken zorgen, maakt u de tijd en geest van uw vertegenwoordigers vrij, waardoor ze zich kunnen concentreren op meer dringende taken. Het zorgt er ook voor dat ze niet gestrest raken en dat ze gedurende langere tijd productief kunnen zijn.

Verbeterde klantentevredenheid

Tevreden klanten zijn de hoeksteen van elk bedrijf, aangezien ze van invloed zijn op aanbevelingen, online beoordelingen, mond-tot-mondreclame en verkoop. Daarom moet elk bedrijf ernaar streven zijn klanten tevreden te houden met uitstekende service, snelle responstijden en een persoonlijke aanpak.

Uw klanten tevreden houden met tijdregels is eenvoudig, laat het systeem elke vraag opvolgen en uw klanten zullen zich gewaardeerd en gewaardeerd voelen. Het is zo makkelijk!

Happy customers are the best customers

We bieden migratiediensten voor de meest populaire helpdeskoplossingen.

View more

Automatiseringsregels besparen tijd en geld

Kunt u zich voorstellen dat u elk onbeantwoord ticket handmatig moet opvolgen? Dit zou niet alleen een uiterst tijdrovende klus zijn, maar het zou ook erg duur zijn.

Gelukkig kan helpdesksoftware zoals LiveAgent talloze tijdregels uitvoeren die uw agenten op de lange termijn veel tijd zullen besparen. Laat de logistiek aan ons over, zodat uw vertegenwoordigers zich kunnen concentreren op wat belangrijk is – het onderhouden van klantenrelaties.

Kennisbankbronnen

Raadpleeg onze bronnen in de kennisbank voor meer informatie over tijdregels:

• Het instellen van tijdregels
• Stuur automatische antwoorden naar de klant nadat er een ticket is aangemaakt

Klaar om uw eigen tijdregels te maken?

Bespaar tot 15 uur werk per week met aangepaste tijdregels. De mogelijkheden zijn eindeloos. Probeer ze vandaag nog. Geen kredietkaart nodig. Start uw gratis proefperiode van 30 dagen.