Interne kennisbank

Wat is een kennisbank?

“Een kennisbank is een verzameling informatie over een bepaald onderwerp.”

Cambridge woordenboek

Wat is een interne kennisbank in LiveAgent?

De interne kennisbank is in wezen selfservice voor uw medewerkers. Zoals geïmpliceerd, wordt het alleen intern weergegeven. Dit betekent dat alleen uw medewerkers het kunnen zien. Een interne kennisbank kan een bron zijn van belangrijke bedrijfsinformatie. Het kan ook de efficiëntie, prestaties en kennis van medewerkers verbeteren.

Welke informatie kunt u delen in de interne kennisbank?

De interne kennisbank kan het volgende bevatten:

• Onboarding-proces
• Facturatie
• Bedrijfsinformatie
• Organisatiestructuur
• Nieuws over het bedrijf – onderscheidingen, evenementen
• Lopende promoties & verkoop
• IT-selfservice voor verschillende afdelingen (handleidingen, videozelfstudies en meer.)

Hoe kunt u uw kennisbank binnen LiveAgent organiseren?

Om de kennisbank van uw bedrijf georganiseerd te houden, maakt u eenvoudig verschillende categorieën voor verschillende onderwerpen. U kunt bijvoorbeeld verschillende secties maken voor het onboardingproces, bedrijfsnieuws en handleidingen. Dit zorgt voor een structuur waardoor uw medewerkers gemakkelijk alle informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.

Bovendien kunt u voor elke categorie een forum en suggesties / feedback-optie toevoegen. Zo heeft elke vertegenwoordiger toegang tot de databank met veelgestelde vragen en antwoorden die door andere vertegenwoordigers zijn gesteld. Dit vermindert aanzienlijk de tijd die elke vertegenwoordiger nodig heeft om zijn probleem op te lossen.

Hoe creëert u een interne kennisbank?

De interne kennisbank is meestal een onderdeel van complexere software, zoals helpdesksoftware. In zo’n systeem kunt u zowel interne als externe kennisbanken creëren.

Stap 1 – Log in en maak een LiveAgent-account aan

De eerste stap is om in te loggen op uw LiveAgent-account. Als u er geen heeft, kunt u onze gratis proefperiode van 14 dagen gebruiken.

Stap 2 – Navigeer naar de kennisbank

Nadat u zich hebt aangemeld, navigeert u eenvoudig naar de kennisbank zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.

Stap 3 – Creëer categorieën

Voor een betere organisatie kunt u categorieën maken op basis van de behoeften en voorkeuren van uw bedrijf. Klik op aanmaken en vul alle nodige gegevens in.

Vergeet niet om de interne toegang te selecteren als u wilt dat de informatie privé is en alleen toegankelijk is voor leden van uw organisatie.

Stap 4 – Begin met creëren

Nadat u uw categorieën heeft gemaakt, kunt u ze gaan vullen met inhoud. U kunt artikels, forums of suggestiecategorieën maken.

Als u LiveAgent hebt, lees dan onze uitgebreide kennisbankgids of bekijk de videodemo hieronder.

Wat zijn de voordelen van de interne kennisbank?

De voordelen zijn onder meer:

Voorbeelden uit de praktijk:

Onboarding-proces

Het onboarding-proces kan soms lang en vermoeiend zijn, vooral als u geen goed managementsysteem heeft. Laten we een voorbeeld bekijken. Uw bedrijf heeft een nieuw lid van de klantenservice aangenomen. U moet er dus voor zorgen dat de werknemer op de hoogte is van de bedrijfsinformatie, training en organisatiestructuur.

Vaker wel dan niet, is de hoeveelheid nieuwe informatie en kennis behoorlijk stressvol om te onthouden voor een nieuwe werknemer. Daarom kan het hebben van een interne kennisbank ervoor zorgen dat de vertegenwoordiger de onboarding soepel doorloopt. Alle informatie zal er zijn, dus de nieuwe vertegenwoordiger kan ook teruggaan en indien nodig reflecteren op de interne informatie.

Nieuwe bedrijfsupdates / informatie

Zelfs een ervaren senior klantenservicemedewerker kent niet alle antwoorden. Soms zijn er merkupdates, nieuwe promoties of juridische wijzigingen waarvan de vertegenwoordiger mogelijk niet op de hoogte is. Als u in de problemen zit en niet weet waar u het antwoord op uw vraag kunt vinden, is er maar één plaats om naartoe te gaan: de interne kennisbank. De interne kennisbank stelt u in staat om snel naar informatie te zoeken. Als gevolg hiervan kunnen alle vertegenwoordigers een snelle en hoogwaardige klantenservice bieden.

Hoe kunt u software kiezen om een ​​interne kennisbank van hoge kwaliteit te creëren?

1. Schrijf de behoeften en voorkeuren van uw bedrijf op

2. Onderzoek op websites voor softwarebeoordelingen

3. Beperk de beste helpdesksoftware

4. Vergelijk de prijs, functies, bruikbaarheid en aanpassingsmogelijkheden

5. Meld u aan voor gratis proefversies, test elke software en neem een ​​definitieve beslissing.

Kent u LiveAgent niet?

LiveAgent is een cloudgebaseerde helpdesk en klantenondersteuningssoftware die bedrijven helpt om uitstekende klantenservice te bieden, de klantentevredenheid te bewaken en de totale kosten van klantenondersteuning te verlagen.

Om specifieker te zijn, toont het systeem alle klantenservicetickets op één enkele plaats. Zo worden emails, telefoontjes, SoMe-vragen en live chats allemaal weergegeven in één interface en gelijkmatig verdeeld tussen uw klantenservicemedewerkers. Als gevolg hiervan kan elk bedrijf dat helpdesksoftware gebruikt, op een efficiënte manier vragen van klanten uit verschillende ondersteuningskanalen afhandelen.

Andere populaire functies van LiveAgent:

Wil meer weten? Bekijk alle LiveAgent-functies.