Email beheer software

Wat is het verschil tussen een emailclient / webmail en emailbeheersoftware?

Webmail- en emailclients zijn minder geavanceerd en bieden minder belangrijke functies. In de kern zijn webmail- en emailclients gemaakt voor persoonlijk gebruik, terwijl emailbeheersoftware is gemaakt voor solopreneurs, bedrijven en organisaties die duizenden emails per dag ontvangen en hulp nodig hebben bij het beheren ervan.

Webmail / emailclients	Emailbeheersoftware
Zeer beperkte of geen automatiseringsmogelijkheden	Talloze automatiseringsopties
Rommelig met advertenties / ongewenste email	Geen advertenties / ongewenste email
Geen samenwerkingsopties	Gecreeërd voor samenwerking (gedeelde inbox die team-emailbeheer ondersteunt)
Gebrek aan geavanceerde filtering	Tags en ticket-ID’s voor eenvoudig filteren
Geen standaardantwoorden	Onbeperkt standaardantwoorden
Beperkte opslag	Onbeperkte opslag
Beperkte of geen emailsjablonen	Bied aanpasbare emailsjablonen aan
Beperkte contactvelden	Contactvelden + een geïntegreerde CRM
Geen privé/interne notities	Bied privé / interne notities aan
Geen optie om emails samen te voegen / te splitsen	Aanbieding email samenvoegen / splitsen
Geen detectie van conflicten tussen vertegenwoordigers	Detectie van conflicten tussen vertegenwoordigers aanbieden
Sommige bieden meerdere emailtabbladen	Bied meerdere emailtabbladen aan
Geen integraties van derden	Honderden integraties van derden
Geen mogelijkheden via meerdere kanalen	Mogelijkheden via meerdere kanalen
Mobiele emailapps aanbieden	Mobiele emailapps aanbieden

Hoeveel emailadressen / emailaccounts kunt u integreren met een emailbeheertool?

Geavanceerde emailbeheertools zoals LiveAgent leggen geen limiet op het aantal emailadressen dat u met de software kunt verbinden.

Is het veilig om tools voor emailbeheer te gebruiken?

Ongetwijfeld is emailbeheersoftware vaak veiliger dan traditionele email. Stel u dit scenario voor:

• U gebruikt Gmail of Outlook om emails van klanten op te lossen.
• U hebt meerdere medewerkers die verschillende diensten draaien.

Natuurlijk moet u uw inloggegevens voor email met meerdere mensen delen, wat een veiligheidsrisico kan vormen, vooral als ze openbare computers gebruiken of apparaten met anderen delen.

Met een emailbeheersysteem heeft elke medewerker zijn unieke inloggegevens, dus het is veel veiliger voor u en uw hele team.

Wie kan profiteren van het gebruik van emailbeheersoftware?

Emailbeheersoftware kan een voordeel zijn voor iedereen die dagelijks duizenden emails van de klantenservice beantwoordt, ongeacht de bedrijfsgrootte. Of u nu een eenmansteam bent of een groot bedrijf, een oplossing voor emailbeheer is een noodzaak. Tal van rapporten hebben bevestigd dat het gebruik van emailondersteuningssoftware toeneemt productiviteit, verlaagt het stressniveau en bespaart uiteindelijk tijd en geld.

Hoe kunt u profiteren van software voor emailbeheer?

Verbeterde responstijd voor email en verhoogde klantentevredenheid

Het gebruik van software voor emailbeheer kan de reactietijd verbeteren, wat op zijn beurt de klantenervaringen en klantentevredenheid verbetert. Met geautomatiseerde workflowregels zal de software inkomende email automatisch verdelen onder uw medewerkers. Voorbij zijn de dagen van handmatige toewijzingen en het controleren van emailactiviteit.

Emailbeheersoftware verspilt geen tijd en zorgt ervoor dat iedereen een duidelijk begrip heeft van zijn verantwoordelijkheden. Zoals hierboven vermeld, verbetert dit de responstijd, omdat het verwarring, emailtracking, rondhangen en handmatig taakbeheer elimineert. Met emailbeheersoftware kunnen alle ondersteuningsmedewerkers eenvoudig inloggen op de software en beginnen met het beantwoorden van email klantenservice.

Verhoogt de productiviteit en verlaagt het stressniveau

Het mooie van een emailbeheersysteem is dat het veel taken op zich kan nemen en deze zelf kan oplossen. De software kan bijvoorbeeld geautomatiseerde workflowregels gebruiken om tickets op te lossen die binnen een bepaalde tijd geen reactie hebben ontvangen. De software kan ook automatische emailopvolgingen sturen naar klanten die niet op uw berichten hebben gereageerd, of OOO-berichten wanneer nodig. Dit is nog maar het topje van de ijsberg.

Het hebben van dit soort software neemt extra verantwoordelijkheid van uw schouders. Het elimineert repetitieve en alledaagse taken en verlaagt zo het stressniveau en verbetert de productiviteit. In wezen creëert het de perfecte workflow.

Bespaart geld en verhoogt het investeringsrendement

Hier is nog een reden waarom u verliefd zult worden op software voor emailbeheer. Het bespaart u geld. Wanneer uw vertegenwoordigers geen tijd verspillen aan alledaagse taken, en wanneer hun enige focus ligt op het oplossen van vragen van klanten, bespaart u geld.

Volgens Financesonline , kunt u voor elke €1 die u investeert in klantenervaring via helpdesks en vergelijkbare platforms [zoals software voor emailbeheer], een investeringsrendement van €3 behalen.

Elimineert apparaat- en accountbewaking

Als u nog een stap verder wilt gaan, verbindt u uw emailbeheersoftware met andere communicatiekanalen zoals live chat, telefoon of sociale media en verbeter uw productiviteit nog verder. U kunt een einde maken aan de eindeloze apparaat- en accountbewaking die zowel afleidend als onproductief is.

Door alle berichten op één plek te hebben, of het nu emails, Instagram-opmerkingen of realtime livechats zijn, wordt het nog eenvoudiger om alle voordelen van het emailbeheersysteem te maximaliseren.

Welke functies moet emailbeheersoftware hebben?

Een gedeelde algemene emailinbox

Een gedeelde algemene inbox is het belangrijkste kenmerk van software voor emailbeheer. De teaminbox kan alle berichten van meerdere emailadressen, sociale media-accounts, webchats en zelfs telefoons stroomlijnen.

Als u nog nooit met een samenwerkingsplatform zoals de algemene inbox hebt gewerkt, is dit misschien moeilijk voor te stellen, maar eerlijk gezegd is het de beste functie die de ervaringen van uw klanten en vertegenwoordigers enorm zal verbeteren. De kers op de taart is dat al uw vertegenwoordigers hun unieke login op het systeem hebben, zodat ze tegelijkertijd aan afzonderlijke problemen kunnen werken.

Meer informatie over de gedeelde mailbox.

Afdelingen en verantwoordelijkheden (overdrachten)

De twee andere hoofdkenmerken van emailbeheersoftware zijn afdelingen en verantwoordelijkheden. Door verschillende afdelingen voor uw marketing-, IT-ondersteunings- of verkoopteams te creëren, kunt u uw inbox nog beter organiseren. Filteren wordt eenvoudiger en het toewijzen van verantwoordelijkheden via automatiseringsregels wordt een fluitje van een cent.

U kunt bijvoorbeeld een geautomatiseerde werkstroomregel instellen die alle emails met de woorden “reset” en “wachtwoord” automatisch doorstuurt naar de IT-afdeling of zelfs naar een toegewijde IT-ondersteuningsmedewerker.

Meer informatie over afdelingen of verantwoordelijkheden.

Regels voor workflowbeheer en automatisering van emailmarketing

We hebben kort ingegaan op de mogelijkheden van automatisering van emailmarketing. Er zijn talloze dingen die u kunt doen met software voor emailbeheer, van het automatisch toevoegen van tags aan emails, het toewijzen van emails aan afdelingen en vertegenwoordigers, tot emailplanning waarbij automatisch vooraf opgemaakte vervolgemails worden verzonden nadat een bepaalde periode is verstreken sinds uw laatste contact, en zelfs OOF-berichten.

Meer informatie over regels.

Robuuste analysetools en rapportagefuncties

Met traditionele email is het moeilijk om te bepalen hoe goed u het doet in termen van prestaties en kwaliteit. Voldoet u aan sectornormen, zoals het gemiddelde responspercentage per email? Zijn uw klanten tevreden met de service die ze krijgen?

Interessant genoeg, volgens een onderzoek door Bain & Company , gelooft 80% van de CEO’s dat hun bedrijf superieure klantenservice levert. Slechts 8% van hun klanten is het daar echter mee eens.

Met analyse- en rapportagefuncties voor emailbeheersoftware kunt u verbeterpunten identificeren dankzij echte gegevensinzichten.

Meer informatie over analyses en rapportage.

Functies voor teamsamenwerking en detectiie van conflicten

Sommige webmails (namelijk Gmail) bieden een geïntegreerde chatservice. De meeste emailclients / webmails doen dat echter niet, waardoor ze onvoldoende zijn als het gaat om samenwerking. Naar onze mening is het contraproductief om externe chattools te gebruiken, omdat het moeten schakelen tussen tools ervoor kan zorgen dat u uw gedachtengang verliest en ook kostbare tijd verspilt.

Emailbeheersoftware zoals LiveAgent biedt geïntegreerde interne chat- en belopties, waardoor het super eenvoudig is om contact op te nemen met uw collega’s als u het gevoel hebt vast te zitten.

Bovendien hebben tools zoals LiveAgent functies voor het detecteren van conflicten tussen vertegenwoordigers. Deze functies zorgen ervoor dat geen enkele email tweemaal wordt beantwoord. Ze waarschuwen elke vertegenwoordiger die een email bekijkt waaraan wordt gewerkt, zodat er geen sprake is van dubbel werk of per ongeluk wissen van werk.

Meer informatie over detectie van conflichten tussen vertegenwoordigers, interne chats, of interne oproepen.

Aanpasbare emailsjablonen

Een andere functie die ontbreekt in het arsenaal aan traditionele emailclients/webmail zijn aanpasbare emailsjablonen die kunnen worden gebruikt voor het verzenden van marketingemails zoals nieuwsbrieven, klantenservice-emails zoals emails voor het opnieuw instellen van wachtwoorden of transactionele emails die een bestelling bevestigen. Natuurlijk zijn aanpasbare e-mailsjablonen beschikbaar in Het emailbeheerplatform van LiveAgent.

Meer informatie over emailsjablonen.

CRM en aangepaste CRM-velden

Om het nog beter te maken, heeft emailbeheersoftware geweldige functies voor klantenrelatiebeheer (CRM). Afgezien van een geïntegreerde CRM die altijd bij de hand is, kunt u aangepaste informatie over uw klanten vastleggen die u kan helpen een meer deskundige en persoonlijke klantenservice te bieden.

Meer informatie over CRM.

Meerdere ticket-/emailtabbladen

Bang om meerdere emailtabbladen te missen? Niet nodig. Emailbeheersoftware biedt deze functie ook. Het stelt u in staat om meerdere emails tegelijk te beantwoorden, door simpelweg te schakelen tussen emailtabbladen. Deze functie is vooral handig in combinatie met standaardantwoorden / vooraf gedefinieerde antwoorden.

Meer informatie over meerdere tickettabbladen.

Emailtags

Een ander kenmerk dat traditionele emailclients missen, maar prominent aanwezig zijn in emailbeheersoftware, zijn tags. Tags worden gebruikt om de inhoud van een email in één oogopslag te kunnen filteren, ordenen en bekijken.

Meer informatie over tags.

Taakmanagers en SLA-bewakingsfuncties

Geavanceerde software voor emailbeheer bevat functies die fungeren als taakbeheerders en agenten informeren over emails met hoge prioriteit/kritiek die moeten worden opgelost. Over het algemeen zijn de emails (tickets) die verschijnen in de taakbeheerder lange tijd niet beantwoord of zijn ze gekoppeld aan SLA’s (service level agreements).

Meer informatie over de Afhandel-knop.

Persoonlijke notities

Met privénotities in emailbeheersoftware kunt u extra informatie vrijgeven over een bepaalde email, klant of oplossingsproces. Uw collega’s kunnen deze notities op elk moment bekijken wanneer ze een bepaalde mail/query oplossen. Als u wilt, kunt u ook privénotities gebruiken als herinnering.

Meer informatie over notities.

Standaardberichten en vooraf gedefinieerde antwoorden

Standaardantwoorden zijn een andere geweldige functie die deel uitmaakt van software voor emailbeheer. Hiermee kunt u vooraf gedefinieerde antwoorden maken op de meest gestelde vragen van uw klant. Wanneer u een email ontvangt die een generiek antwoord op een dergelijke vraag vereist, kunt u uzelf tijd besparen door simpelweg op de standaardantwoordknop te klikken en het gewenste antwoord te selecteren.

Meer informatie over standaardantwoorden.

Ticket splitsen / samenvoegen

Emailbeheertools zoals LiveAgent bieden het splitsen en samenvoegen van tickets. De functie is uniek en kan de oplossingstijden en de efficiëntie van vertegenwoordigers verbeteren. Als een inkomende email bijvoorbeeld meerdere problemen oproept en moet worden opgelost door meerdere afdelingen (zoals verkoop en IT), kan de email in tweeën worden gesplitst om een snellere probleemoplossing te garanderen.

Als een klant u meerdere emails over hetzelfde probleem stuurt, kunnen de emails ook worden samengevoegd tot één emailthread.

Meer informatie over gesplitste tickets en samenvoegen van tickets.

Integraties van derden

De meeste emailbeheersoftware biedt integraties van derden om de perfecte workflow te garanderen. Er kunnen integraties worden gemaakt met betalingsverwerkers, systemen voor klantenrelatiebeheer, apps voor sociale media en meer.

Als deze integraties aanwezig zijn, hoeven vertegenwoordigers zich niet aan te melden bij apps van derden en gegevens in twee systemen in te voeren.

Bekijk alle integraties.

Interne kennisbank en onbeperkte opslagruimte

Beperkte emailopslag is iets waar we allemaal dagelijks tegen vechten, toch? Niet als u emailbeheersoftware gebruikt! Tools zoals LiveAgent bieden onbeperkte emailgeschiedenis. U hoeft geen emails te verwijderen als u dat niet wilt, en er zijn geen opgelegde limieten voor documentopslag. U kunt een onbeperkt aantal interne documenten, handleidingen en best practices in de software zelf opslaan.

Meer informatie over intern kennisbeheer.

Hoe u de juiste emailbeheersoftware vindt

Overtuigd dat emailbeheersoftware de juiste oplossing is voor u en uw bedrijf? Geweldig, lees verder om erachter te komen hoe u de juiste tool voor emailbeheer kiest.

Schrijf uw vereisten op en doe wat onderzoek

De eerste stap op weg naar het vinden van de juiste software voor het volgen van email is om uw vereisten op te schrijven en rekening te houden met uw budget, aangezien elke emailserviceprovider een ander scala aan functies biedt. Wilt u een tool die eenvoudig wordt gebruikt voor het beheren van emails? Wilt u een tool die ook andere berichten in uw inbox zal stroomlijnen? Welke extra functies hebt u nodig? Is het een schaalbare emailservice?

Zodra u een lijst met uw vereisten hebt opgesteld, is het tijd om wat onderzoek te doen. We raden aan om naar elke dienstverlener te kijken ’:

• Portalen voor productbeoordelingen (zoals G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)
• Sociale media
• Website
• Vergelijkingsartikelen
• YouTube beoordelingen

Zodra u alle software heeft doorgelicht en weet welke u wilt testen, is het tijd om een gratis proefversie te maken.

Maak gratis proefaccounts en testfuncties

Nadat u uw beste keuzes hebt geselecteerd, is het tijd om een gratis proefversie te maken. We raden u aan alle belangrijke functies te testen en er zo vertrouwd mogelijk mee te raken. Probeer:

• Verbind meerdere emailadressen met uw teaminbox
• Stel integraties in
• Nodig vertegenwoordigers/emailgebruikers uit in uw software
• Creëer afdelingen voor uw IT-, marketing- en verkoopteams
• Stel automatiseringsregels in om de perfecte workflow te vinden
• Stel emailsjablonen in voor kritieke emails

Terwijl u alles test, maakt u aantekeningen van wat u leuk vindt en wat niet. U ziet snel welk emailplatform het beste aansluit bij uw behoeften. Als uw gratis proefperiode te snel verloopt en u extra tijd wilt om alle functies te testen, aarzel dan niet om contact op te nemen met de klantenondersteuning.

De meeste leveranciers van emailbeheersoftware zullen uw proefperiode graag met een paar weken verlengen.

Happy customers are the best customers

We bieden migratiediensten voor de meest populaire helpdeskoplossingen.

View more

Boek een demo / spreek met een salesmanager

Als u niet kunt kiezen tussen twee emailbeheersoftware, boek een demo en spreek met het verkoopteam. Presenteer een lijst van wat u zou willen bereiken, stel vragen en maak aantekeningen van de service die u ontvangt.

Over het algemeen kan het gedrag van uw het gedrag van uw verkoopmanager een goede indicatie zijn van hoe u wordt behandeld door de klantenserviceteams van de leverancier als u een betalende klant bent. Als u het gevoel heeft dat ze goed geïnformeerd zijn over het product en altijd klaar staan om u te helpen, kunt u er zeker van zijn dat u een goede beslissing neemt.

Als u echter het gevoel heeft dat ze uw vragen niet kunnen beantwoorden en niet oprecht geïnteresseerd zijn in uw succes, moet u voor een andere emailbeheersoftware gaan.

Wat is een goede prijs voor emailbeheersoftware?

Dit is een moeilijke vraag om te beantwoorden. De meeste software voor emailbeheer is gebaseerd op een abonnement, dus u kunt verwachten dat u in maandelijkse termijnen betaalt. Elke emailbeheersoftware is echter anders in wat het biedt op het gebied van functies, integraties en vertegenwoordigerszitjes.

Als we kijken naar betrouwbare softwarebeoordelingssites, kunnen we zeggen dat een normale prijsklasse varieert van €15 – €39 per vertegenwoordiger per maand.

Als deze prijsklasse te hoog voor u is, overweeg dan een gratis tool voor emailbeheer.

Wat is goede kostenloze emailbeheersoftware?

Hoewel gratis tools voor emailbeheer veel voorkomen, zijn ze beperkter in termen van functies.

Niet om op te scheppen, maar LiveAgent biedt een redelijk goed en gratis emailbeheerplan dat nog steeds een groot arsenaal aan gratis functies biedt. Bijvoorbeeld gratis aanbiedingen van LiveAgent:

• 1 emailadres integratie
• Basis rapportage
• Kennisbank beheer
• Een ticketgeschiedenis van 7 dagen
• 1 chatknop en 1 telefoonnummer integratie
• Email samenvoegen en splitsen
• Aangepaste CRM-ticketvelden
• Taak beheer
• Tags
• Privé notities
• Email overdrachten
• Meerdere emailtabbladen
• 24/7 klantenondersteuning