Wat zijn slechte emailvoorbeelden?

Als een snelle en efficiënte manier om met mensen in contact te komen, is email een groot deel van zakelijke communicatie. Het kan een geweldige manier zijn om relaties op te bouwen met potentiële klanten, bestaande klanten, teamleden, belanghebbenden en potentiële medewerkers.

Als u echter niet oppast, kunnen uw emails onprofessioneel of zelfs grof overkomen.

In deze blogpost bekijken we enkele voorbeelden van slecht geschreven emails en bespreken we hoe u kunt voorkomen dat uzelf dezelfde fouten maakt en vervolgens met verontschuldigingsberichte eendient te versturen.

Daarom is het handig om enkele voorbeelden van onprofessionele emailpraktijken te hebben om naar te verwijzen voordat u berichten naar potentiële klanten of collega’s stuurt.

Als u weet wat u niet moet doen, kunt u effectieve zakelijke emails schrijven in plaats van emails die niet eens worden geopend of – erger nog – uw professional schade berokkenen afbeelding.

Hoe u slechte emailtitels kunt vermijden

De onderwerpregel van elke email die u verzendt, moet beknopt zijn en relevant zijn voor de inhoud van het bericht. Vermeld daarom altijd het onderwerp van uw email in de header en niet zomaar iets vaags als “hallo”.

Als u bijvoorbeeld een email stuurt om in contact te komen met iemand die u onlangs op een evenement hebt ontmoet, zal een onderwerpregel als “Leuk u vorige week op de conferentie te hebben ontmoet” de ontvanger enige context bieden. Ze weten precies waar de email over gaat en zorgen voor een veel effectievere email dan alleen “Hé, laten we bijpraten”, wat waarschijnlijk wordt genegeerd of overgeslagen in een overvolle inbox.

Het is zelfs nog belangrijker om duidelijk te maken waar uw bericht over gaat in de onderwerpregel als uw koud emailt, aangezien de ontvanger de naam van u als afzender niet herkent.

Wanneer een email wordt beantwoord en het gesprek verder gaat, is het normaal dat de onderwerpregel wordt voorafgegaan door “RE: “. Dit is een acceptabele praktijk zolang het onderwerp van de discussie niet is veranderd, in welk geval het het beste is als de koptekst verandert om relevant te blijven voor het huidige onderwerp en dienovereenkomstig een nieuwe e-mailthread wordt gemaakt.

Bovendien moet u altijd voorkomen dat u alleen hoofdletters of overmatige uitroeptekens gebruikt in uw onderwerpregel, omdat dit agressief of onprofessioneel over kan komen. Bovendien kan het gebruik van dergelijke opmaak of interpunctie spamfilters activeren en voorkomen dat uw bericht in de primaire emailinbox van de ontvanger terechtkomt.

Voorbeelden van slechte emailonderwerpregels

Hoe schrijft u geen slechte email?

Voor de hoofdtekst van de email is het belangrijk om een hoffelijke en professionele toon te gebruiken. Dit betekent dat u geen jargon, afkortingen of jargon gebruikt dat de ontvanger misschien niet begrijpt, en ook geen emoticons gebruikt die niet thuishoren in formele communicatie.

Het is ook het beste om geen grappen, geestige opmerkingen of sarcasme te maken, aangezien dit niet goed vertaald wordt in tekst en kan leiden tot ongemakkelijke of zelfs onaangename misverstanden. Hetzelfde geldt voor klagen of roddelen over collega’s of het privéleven, wat zich zou moeten beperken tot persoonlijke emails.

Houd bovendien uw emailberichten zo kort en bondig mogelijk. Niemand wil een lange en onsamenhangende email lezen, dus kom meteen ter zake en verstrek alle relevante informatie of bijlagen vooraf.

Overmatig hoofdlettergebruik in de hoofdtekst van de email, zoals in het geval van de onderwerpregel, kan ook agressief overkomen en mogelijk spamfilters activeren. Het is ook niet nodig om verschillende kleuren en/of lettertypen te gebruiken, omdat aangepaste tekst nog steeds op de standaardmanier kan verschijnen voor de ontvanger of, erger nog, onleesbaar.

De hoofdtekst van uw bericht beginnen met een slechte en ineffectieve regelopening is een andere trefzekere manier om een slechte indruk te maken. Enkele van de gemeenplaatsen zijn “Hallo” en “Ik hoop dat deze email u goed vindt”. Deze regels zijn vaak te veel gebruikt en clichématig.

Het opmaken van uw email als iets anders dan een zakelijke brief is een andere blunder. Dit omvat de bovengenoemde hoofdletters, kleuren en lettertypen, evenals het toevoegen van video’s of afbeeldingen die niet relevant zijn voor de discussie.

Een ander element van een slechte email is het opnemen van onduidelijke oproepen tot actie (CTA’s) of het overmatig gebruik ervan. Een instructie aan de e-mailontvanger die hen vertelt wat ze vervolgens moeten doen, zoals “Bel me zo snel mogelijk terug”, kan effectief zijn. Als uw CTA’s echter vaag zijn of als er een aantal zijn, kunnen ze volledig worden genegeerd.

Wat er in een slechte email kan staan

Onprofessionele emailvoorbeelden en sjablonen

DRINGEND!!!!

---

We moeten praten

---

Snelle vraag

---

Gewoon opvolgen

---

Hallo daar!

---

Hoe gaat het met u?

---

Re: Re: [Topic]

---

Fwd: Fwd: [Topic]

---

Heeft u dit gezien???

Slechte emailpraktijken

• Te veel ontvangers opnemen in het veld ‘Aan:’ – gebruik emaillijsten als u veel mensen tegelijk een bericht stuurt.
• Iemand in een Cc’en of Bcc’en zonder dat hij het weet – betrek iemand alleen bij een gesprek met diens toestemming, anders kan dit leiden tot misverstanden.
• Vergeten een bestand bij te voegen dat in de email werd genoemd – dit is een veelgemaakte fout en kan frustrerend voor de persoon aan wie u een email stuurt. U moet dan ook een vervolgemail sturen met de bijlage, waardoor de inbox van de ontvanger mogelijk vol raakt.
• Grote bijlagen verzenden – als u een groot bestand verzendt, upload het dan naar een cloudopslagservice zoals Google Drive of Dropbox en deel in plaats daarvan de link.
• Allen beantwoorden wanneer het niet nodig is – betrek iedereen alleen in het gesprek als uw antwoord relevant is voor elk van hen.
• Doorsturen – voorkom dat u een email zo vaak doorstuurt dat het oorspronkelijke bericht nauwelijks meer herkenbaar is. Als u een eerdere email doorstuurt, snijdt u deze in tot de relevante delen.
• Geen begroeting (zoals Geachte) of afsluiting (bijv. Vriendelijke groeten) – dit zijn basismanieren die niet over het hoofd mogen worden gezien bij het starten of een email sluiten.
• Een ‘van’-naam weglaten – als u uw naam niet in de email vermeldt, weet de ontvanger mogelijk niet van wie de e-mail afkomstig is. Dit kan vooral verwarrend zijn als u reageert op een emailthread waarin de namen van de andere deelnemers zichtbaar zijn.
• UW email niet proeflezen voordat u op verzenden klikt – neem altijd even de tijd om uw bericht te lezen voordat u het verstuurt, om gênante typefouten of grammaticale fouten te voorkomen.
• Een email sturen als u geïrriteerd bent – het is altijd het beste om een paar uur (of nog beter een dag) te wachten voordat u op verzenden drukt bij een boos bericht waar u later spijt van zult krijgen.
• Iets in een email schrijven terwijl je het persoonlijk tegen de ontvanger zou kunnen zeggen – indien mogelijk is het vaak beter om een gesprek te voeren in plaats van dingen via email uit te praten.
• Geen professioneel emailadres gebruiken – als uw email zoiets is als “iluvkitties@gmail.com”, is het tijd om een nieuw emailadres voor zakelijke doeleinden te maken.
• Onvoldoende personalisatie als gevolg van onvoldoende onderzoek – generieke berichten worden eerder genegeerd. Neem de tijd om meer te weten te komen over uw ontvanger en waarin ze mogelijk geïnteresseerd zijn voordat u begint met schrijven.
• Onvoldoende voordelen voor de ontvanger – elke email moet een doel hebben en dat doel moet duidelijk zijn voor de persoon naar wie u de email stuurt. Zorg ervoor dat uw bericht iets is dat ze nuttig of interessant zullen vinden.
• Een handtekening helemaal weglaten – voeg op zijn minst uw naam en contactgegevens toe, zodat de ontvanger weet hoe hij contact met u kan opnemen. U kunt ook uw functietitel, bedrijf en andere relevante informatie, zoals profielen op sociale media, toevoegen.
• Berichten naar de verkeerde ontvangers sturen – hoewel bijzonder gênant, kan het gemakkelijker gebeuren dan u denkt. Controleer altijd de ontvanger(s) voordat u op verzenden drukt.

Samenvatting

Slechte zakelijke emails kunnen u tijd, geld en klanten kosten. Vergeet niet om uw berichten te proeflezen, respecteer de tijd van de ontvanger en zorg ervoor dat uw email een doel heeft.

Door onze eenvoudige tips op te volgen en de hierboven genoemde slechte voorbeelden niet te herhalen, maakt u zeker een goede indruk met uw zakelijke correspondentie.