Sjablonen voor vervolgmails bellen

Een opvolgende email na een telefoongesprek is een belangrijk onderdeel van klantenondersteuning, verkoop en werving. Het kan helpen om de relatie tussen u en de andere partij te versterken. Het kan ook helpen om eventuele openstaande kwesties op te lossen die tijdens het telefoongesprek zijn ontstaan.

Met deze sjablonen laten we u zien hoe u een follow-up email kunt structureren na een telefoongesprek. We geven ook enkele tips om ervoor te zorgen dat uw follow-up email een positieve indruk achterlaat.

Het sturen van een follow-up email helpt ook om de verbinding die u hebt gemaakt met de persoon te vestigen. Het stelt hen in staat om contact met u op te nemen als ze meer informatie nodig hebben, herinnert hen aan uw gesprek en zorgt ervoor dat u in hun gedachten blijft.

De titel van een professionele opvolg-email zal variëren afhankelijk van de context van het gesprek. Echter, de volgende algemene tips kunnen u helpen om een effectieve titel te bedenken.

• Als u cold calling doet of een product of dienst pitcht, gebruik dan de naam van uw bedrijf of het product in de titel van uw email. Dit zal het geheugen van de ontvanger opfrissen en hen eraan herinneren wie u bent.
• Als u een sollicitatiegesprek zou voeren, gebruik dan “opvolging na het sollicitatiegesprek” als onderwerp van je email.
• Als u een vergadering had met een klant via de telefoon, gebruik dan “opvolging telefoonvergadering” als titel van uw email.
• Als u met een mogelijke samenwerkingspartner hebt gesproken, gebruik dan “opvolging na de vergadering” als titel van uw email.

Welk geval dan ook, uw titel moet rechttoe rechtaan zijn en duidelijk maken waar de email over gaat.

Bel onderwerpregels voor vervolgemailsjablonen

Onderwerpregels zijn belangrijk omdat ze helpen om de toon voor je email te bepalen. Ze geven de ontvanger ook een voorbeeld van waar de boodschap over gaat.

Hoe schrijft u een opvolg email na een telefoongesprek

Omdat u een specifiek gesprek opvolgt, moet u altijd specifiek hiernaar verwijzen. Zelfs als het gesprek maar een minuut duurde, vermeld waar het gesprek over ging. Op die manier weet de ontvanger dat de email een reactie is op het vorige gesprek.

Uw opening zou beleefd en kort moeten zijn, waarbij u de persoon bedankt voor hun tijd. U kunt ook vermelden hoeveel u hebt genoten van het praten met hen en uw verlangen uitdrukken om binnenkort weer te spreken.

Het lichaam van uw email moet ingaan op de punten die tijdens uw gesprek zijn besproken. Als er nog openstaande kwesties zijn, is dit het moment om ze aan te pakken. U kunt ook aanbieden om meer informatie te verstrekken of verdere stappen te nemen om de professionele relatie voort te zetten. Als u nog extra bestanden wilt bijvoegen, kunt u dat hier doen.

Uw email moet beknopt en to the point zijn. Probeer het onder de drie alinea’s te houden en zorg ervoor dat elke alinea zich richt op een enkel punt.

Uw email moet altijd eindigen met een beleefd verzoek om een reactie. U kunt de lezer ook herinneren aan uw beschikbaarheid in de nabije toekomst, mochten ze contact willen opnemen. Geef ze een paar contactopties, zodat ze degene kunnen kiezen die het meest handig voor hen is.

Wat te vermelden in een follow-up email na een gesprek

[Titel] voorbeelden en emailsjabloon

Dank u voor uw tijd.

Telefonisch overleg vervolg

Na-bellen [Datum]

Over ons telefoongesprek vorige week

Follow-upgesprek – [datum]

Gewoon een vervolg willen geven

Na onze oproep

Snelle opvolging

Een korte follow-up na ons gesprek.

Betreffende onze oproep, even bijpraten.

Bedankt voor het telefoontje

Opheldering na ons gesprek.

Het is al een tijdje geleden

Checking in

Na ons telefoongesprek.

Follow-up email na een telefoongesprek goede praktijken.

Een follow-up email opstellen na een telefoongesprek hoeft niet moeilijk te zijn als u goede praktijken volgt. Hier zijn een paar tips om u te helpen:

• Bedank de persoon voor hun tijd en herhaal dat u ervan genoten hebt om met hen te praten.
• Vat de belangrijkste punten van het gesprek samen en alle actiepunten die zijn afgesproken. Ze zijn nu misschien heel duidelijk, maar er is altijd een kans dat er later iets wordt vergeten.
• Controleer de deadlines en volgende stappen. Als er iets is dat het project tegenhoudt, dan is dit de beste plek om het te vermelden.
• Eindig met een beleefd verzoek om feedback. Bedank de ontvanger opnieuw en laat hen weten dat u ernaar uitkijkt om binnenkort van hen te horen.
• Wees niet te opdringerig en geef de andere persoon voldoende tijd om op u terug te komen. In sommige gevallen is het wellicht beter om op een later tijdstip nog eens contact op te nemen.
• Onderschat de kracht van beleefdheid niet. Hoewel u misschien graag verder wilt gaan met de volgende taak, stuur altijd een beleefde vervolg-email.
• Als er informatie of documenten zijn gedeeld, zorg er dan voor dat je een link of bijlage toevoegt aan de email voor gemakkelijke referentie. Het maakt niet uit of u het al eerder hebt gedeeld of niet, u wilt dat alles gemakkelijk te vinden is voor de andere persoon.
• Controleer altijd uw email voordat u hem verstuurt. Typfouten kunnen gemakkelijk over het hoofd worden gezien als u haast hebt, en ze kunnen ervoor zorgen dat u er onprofessioneel uitziet. Controleer ook op grammaticafouten – er is niets ergers dan een opvolgmail met fouten.
• Geef de ontvanger de keuze hoe hij/zij verder met je wil communiceren. Zelfs als jullie laatste interactie via een telefoongesprek verliep, betekent dit niet dat alle toekomstige communicatie op dezelfde manier moet verlopen. Soms geven mensen er de voorkeur aan om via email te communiceren, en daar is niets mis mee. Laat hen weten waar u u prettig bij voelt en vraag hoe zij de conversatie willen voortzetten.
• Stel alle vragen die u nog hebt over het gesprek. Dit geeft de andere persoon een extra kans om alles op te helderen wat ze misschien gemist hebben, en laat zien dat u oplette.
• Zorg ervoor dat u de andere persoon bedankt voor hun tijd en laat hen weten dat u ernaar uitkijkt om snel van hen te horen. Hoewel het gemakkelijk is om hierin door te slaan, kan een beetje dankbaarheid het verschil maken.

Samenvatting

Het opvolgen na een telefoongesprek is altijd een goed idee, ongeacht hoe het gesprek is gegaan. Door een effectieve opvolg email te sturen, kunt u ervoor zorgen dat alle details duidelijk zijn en dat iedereen op dezelfde pagina zit.