![nl]()
EuropaAziëMidden-Oosten
Български 
Čeština 
Dansk 
Deutsch 
Eesti 
Español 
Français 
Ελληνικα 
Hrvatski 
Italiano 
Latviešu 
Lietuviškai 
Magyar 
Norsk bokmål 
Polski 
Română 
Русский 
Slovenčina 
Slovenščina 
简体中文 
Tagalog 
Tiếng Việt 
العربية 
English 
Português Sjablonen voor helpdeskincidenten
Helpdesk incidentensjablonen helpen klantenservicemedewerkers om klantproblemen efficiënt op te lossen. Ze bevorderen snelle reacties, duidelijke communicatie en klanttevredenheid. Probeer LiveAgent met een gratis proefperiode van 30 dagen.
Het oplossen van problemen die door klanten worden gemeld, is de dagelijkse taak van veel klantenservicemedewerkers.
Klanten in staat stellen incidenten te melden en agenten te hebben die verantwoordelijk zijn voor het oplossen ervan, is slechts de eerste stap op weg naar het bieden van buitengewone klantenservice. Waar het echt om gaat, is de manier waarop deze incidenten worden aangepakt en opgelost.
Betrouwbare communicatiekanalen, snelle reacties, positieve attitudes, eenvoudig taalgebruik… de lijst zou eindeloos kunnen duren. Deze elementen van klantenservice zijn slechts enkele van de vele aspecten die nodig zijn om naadloze interacties te garanderen met klanten die hulp nodig hebben.
Laten we dieper op dit onderwerp ingaan en de pijlers van effectieve probleemoplossing bij klantenservice bespreken.
Happy customers are the best customers
We bieden migratiediensten voor de meest populaire helpdeskoplossingen.
Effectieve probleemoplossing in de klantenservice
Volg deze drie stappen om ervoor te zorgen dat uw klantenservice correct werkt en de problemen van klanten snel genoeg kan oplossen:
1. Zorg ervoor dat uw klanten zich gehoord voelen
Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar het echte probleem hier is dat veel klanten misschien niet eens weten hoe ze een incident moeten melden of dat niemand van het bedrijf contact met hen opneemt als ze dat wel doen. Als een klant beweert dat uw product gebreken vertoont, moet u direct contact met hem opnemen nadat hij het incident heeft gemeld.
Het is belangrijk om een paar minuten de tijd te nemen om met de klant te praten aan de telefoon of om een bericht te sturen waarin u naar het probleem vraagt. Laat ze zien dat u om hun mening geeft en dat ze gehoord zullen worden als ze iets zeggen.
2. Responstijd
Meestal is de reactiesnelheid op een incident belangrijker dan de reactie zelf. Wanneer klanten incidenten melden, is het laatste wat ze willen dat ze worden genegeerd of te lang wachten om iets terug te horen.
Wacht niet langer dan een dag om te reageren op emails, telefoontjes of opmerkingen die uw klanten klagen over een product. Elk uur zonder antwoord zal de klanten meer gefrustreerd maken. Zo snel mogelijk reageren is daarom essentieel om uw relatie met de klant te verbeteren.
3. Compenseer de klant
U moet de klant compenseren voor uw mislukkingen. Als ze bijvoorbeeld de verzendkosten hebben betaald, maar de bestelling niet op tijd is aangekomen, is het redelijk om hen deze kosten te vergoeden. Als het product gebreken vertoont, moet u het vervangen en korting geven op hun volgende aankoop of een cadeaubon aanbieden.
Kortom, wat de situatie ook is, het loont de moeite om de klant het gevoel te geven dat er naar hem wordt geluisterd en dat hij eerlijk wordt behandeld. Waarom? Omdat dit het bedrijfsimago bij de klant zal versterken, en ze zullen loyaal blijven.
Overweeg om helpdesksjablonen te gebruiken om het voor uw klanten gemakkelijker te maken om incidenten te melden en voor uw klantenserviceteam om gemelde problemen op te lossen. Hieronder vindt u enkele kant-en-klare sjablonen die u kunt implementeren in het incidentrapportageproces. U kunt ze gewoon kopiëren en plakken of bewerken volgens uw behoeften.
Sjablonen voor helpdeskincidenten
Sjabloon voor helpdeskincidenten 1
Fill out the form below to help us assist you faster. It will only take you up to 3 minutes.
First name:
Last name:
Your email:
Order no.*:
When did you place your order? [Calendar for customer to select a date]
Please describe the incident. The more details you give, the easier it will be for us to help you.
[Long text field]
[Button] Click here to report the incident
*Your order number was sent to you via email.
[Message displayed after customers click on the button]
We have received your incident report. We will start working on your request today.
Sjabloon helpdeskincidenten 2
If you want to report an incident, please fill out the form below. This will help us provide you with the right assistance as soon as possible.
Name and surname:
Client ID:
Email address:
Phone no.:
Preferred communication channel: [list of channels]
Please describe your issue below:
[Long text field]
…
When did this issue occur?
[Calendar for customer to select a date]
What is the priority of this incident? [Low/Medium/High]
[Button] Report an issue
[Message displayed after the form is submitted]
Thank you for reporting your issue! We have created a ticket no. [ticket number] for it. Click this link to check the status of your ticket.
Sjabloon voor helpdeskincidenten 3
We are sorry you experienced an issue while using our [product/service]. Please fill out the form below. This information will help us provide you with a better service.
First name:
Last name:
Which sentence describes your problem best? [list of possible issues that a customer may have experienced]
Describe your issue in more detail below:
[Long text field]
…
[Button] Click here to report the incident
[Message after form submission]
We’ve just received your request, and our agents will start working on it shortly.
Ready to use our help desk templates?
LiveAgent is the most reviewed and #1 rated help desk software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 30-day trial. No credit card required.
Frequently Asked Questions
Wat voor soort incidenten worden meestal door klanten gemeld?
Er zijn veel soorten incidenten die klanten kunnen melden. Het type incident hangt af van veel verschillende factoren, zoals de sector waarin uw bedrijf actief is, de aangeboden producten of diensten, de verwachtingen van de klant en hun technische kennis. Om het voor uw klanten gemakkelijker te maken om incidenten te melden, kunt u een vervolgkeuzelijst opnemen in het indieningsformulier met de meest voorkomende problemen.
Moet ik elk incident oplossen dat door klanten wordt gemeld?
Je moet zeker proberen om elk gemeld incident op te lossen. Vaak zijn zelfs agenten met de beste benadering van klantenservice echter niet in staat klanten te helpen bij elk incident dat ze melden. Daar zijn veel redenen voor, maar de meest voorkomende is het feit dat een bepaalde situatie soms gewoon buiten de macht van uw bedrijf ligt en het probleem van de klant dus niet kan worden opgelost.
Hoe lang duurt het voordat mijn vertegenwoordigers een incident hebben opgelost?
Veelvoorkomende incidenten die door verschillende klanten worden gemeld, moeten zo snel mogelijk worden opgelost. Dit komt omdat uw vertegenwoordigers al zouden moeten weten hoe ze specifieke situaties moeten aanpakken, en het zou hen niet te lang moeten duren om terugkerende problemen op te lossen. Het is normaal dat sommige incidenten meer tijd nodig hebben om te worden aangepakt. Uw agenten moeten de klant echter altijd informeren als het oplossen van het gemelde incident langer duurt dan normaal.
Ontdek gratis ticketsjablonen bij LiveAgent! Met kant-en-klare sjablonen kunnen klantenservicemedewerkers snel en consistent reageren op veelvoorkomende vragen. Verbeter klantenservice-efficiëntie en tevredenheid met onze best practices en 12 voorbeelden van antwoordsjablonen. Probeer het nu gratis en stroomlijn uw workflow.
Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.
