![nl]()
EuropaAziëMidden-Oosten
Български 
Čeština 
Dansk 
Deutsch 
Eesti 
Español 
Français 
Ελληνικα 
Hrvatski 
Italiano 
Latviešu 
Lietuviškai 
Magyar 
Norsk bokmål 
Polski 
Română 
Русский 
Slovenčina 
Slovenščina 
简体中文 
Tagalog 
Tiếng Việt 
العربية 
English 
Português Sjabloon voor communicatieplan
In deze blog biedt LiveAgent sjablonen en tips voor effectieve communicatieplannen, essentieel voor heldere en doelgerichte communicatie met stakeholders. Het belang van een plan wordt benadrukt in een snel veranderende wereld om kansen effectief te benutten.
Communicatieplannen schetsen hoe een bedrijf, organisatie of individu zal omgaan met zijn interne en externe belanghebbenden om hen op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen.
Het omvat het wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe van communicatiestrategieën en -tactieken die zijn toegesneden op een specifiek project of een specifieke campagne.
In deze blogpost bieden we sjablonen voor communicatieplannen die u voor uw eigen bedrijf kunt gebruiken wanneer u verschillende soorten berichten naar verschillende aandeelhouders moet overbrengen. Ook bespreken we enkele tips voor het maken van een effectief communicatieplan.
Het belang van een communicatieplan
In de snel veranderende wereld van vandaag is het belangrijker dan ooit om een duidelijk en beknopt communicatieplan klaar te hebben voor wanneer dat nodig is.
Zonder één kunnen bedrijven gemakkelijk verzanden in de details en belangrijke kansen missen om contact te maken met hun belanghebbenden, of dit niet snel genoeg doen.
Een sjabloon voor een communicatieplan kan een waardevol hulpmiddel zijn voor organisaties van elke omvang. Of u nu communiceert met uw werknemers, klanten, partners of de media, een communicatieplan kan ervoor zorgen dat uw boodschap duidelijk, beknopt en doelgericht is. In dit geval kan een pr-template u ook helpen om een aankondiging te structureren als u deze snel en effectief moet afleveren.
Hoe noemt u een communicatieplan?
De titel van dit document moet het doel ervan weergeven, wat meestal (maar niet altijd) inhoudt dat het “communicatieplan” en enkele specifieke details bevat. Op deze manier weet iedereen die met het document in aanraking komt waar het voor is en kan het indien nodig gemakkelijk raadplegen.
Als het communicatieplan bijvoorbeeld voor een nieuwe productlancering of een bepaalde marketingcampagne is, kunt u het een titel geven die precies dat aangeeft. Andere elementen die in de titel kunnen worden opgenomen, zijn de data waarop het communicatieplan van kracht wordt en de naam van de organisatie of het team waarop het van toepassing is.
Door dit soort informatie in het onderwerp van het document op te nemen, worden de relevante partijen geïnformeerd over het plan voor berichtgeving en krijgen alle betrokkenen op dezelfde pagina met betrekking tot wanneer bepaalde communicatieactiviteiten kunnen of moeten plaatsvinden.
Voorbeelden van onderwerpregels van het communicatieplan
- Communicatieplan voor lancering van nieuwe producten
- [Title]: Communicatieplan voor marketingcampagne
- [Company Name] Intern Communicatieplan
- Strategisch communicatieplan: [Company Name]
- [Project Name] Projectmanagement Communicatieplan
- Nieuw communicatieplan [Change in Company].
- Plan voor communicatie met belanghebbenden: [Company Name]
- [Start Date] – [End Date]: communicatieplan maart
Hoe schrijft u een communicatieplan?
De manier waarop een communicatieplan wordt gestart, is afhankelijk van het doel of type communicatie.
Soms is het handig om te beginnen met een inleiding die context biedt en de toon zet voor de te volgen communicatiestijl, terwijl het op andere momenten zinvoller is om direct in te gaan op de communicatiedoelstellingen en -strategieën.
Over het algemeen is het handig om de onderstaande stappen te volgen om een effectief communicatieplan te schrijven om ervoor te zorgen dat uw boodschap goed overkomt:
- Voer een audit uit van uw bestaande communicatiestrategie (indien van toepassing) – hierdoor kunt u eventuele probleemgebieden of hiaten in de inhoud (bijv. ontbrekend marketingmateriaal) identificeren die moeten worden opgenomen in het nieuwe of bijgewerkte plan .
- Definieer SMART-doelen voor uw communicatieplan – door doelen te stellen die specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden zijn, kunt u de effectiviteit ervan bepalen.
- Ontwikkel de missie, kernwaarden en kernboodschappen van uw organisatie – dit moet de basis vormen waarop alle communicatiestrategieën en -activiteiten zijn gebaseerd. Ze kunnen ook expliciet in het communicatieplan worden vermeld (bijv. zakelijke voorstellen).
- Identificeer de doelgroepsegmenten van uw communicatieplan – als u de ontvanger van uw berichten kent en begrijpt, wordt het gemakkelijker om de juiste toon voor hen te zetten.
- Bepaal via welk(e) kanaal(en) uw berichten worden afgeleverd – of de beste methode om uw doelgroep te bereiken bijvoorbeeld via email of een persbericht is, heeft invloed op de manier waarop het communicatieplan wordt geschreven.
- Wijs verantwoordelijke partijen toe – beslis wie de leiding heeft over het leveren van uw communicatieplan op de verschillende kanalen en aan elk verschillend publiek.
- Bereken hoe elke stap zal duren en dus hoe lang het communicatieplan in totaal zal lopen – dit is nodig om de tijdlijn te verduidelijken en een budget toe te wijzen om de benodigde middelen beschikbaar te maken.
- Meet de resultaten van uw plan na communicatie met de relevante belanghebbenden – het herkennen van verbeterpunten betekent dat u uw strategie kunt bijwerken om de effectiviteit ervan te vergroten.
Wat neemt u op in een communicatieplan?
- Doel – wat dit specifieke communicatieplan beoogt te bereiken
- Doelgroep – de doelgroep van uw berichten
- Datums – wanneer het is gemaakt en/of wanneer dit specifieke communicatieplan van toepassing zal zijn
- Methoden – via welke communicatiekanalen u uw berichten verzendt
- Rollen en verantwoordelijkheden – welke taken elke betrokken partij zal uitvoeren
- Wat u wel en niet moet doen – goede praktijken en veelvoorkomende fouten die u moet vermijden bij de communicatie met de belanghebbenden van het project
- Framework voor escalatie – b.v. uw ‘eerste verdedigingslinie’ en het identificeren van het ‘grotere responsteam’
- Updates – hoe en wanneer het document moet worden aangepast om een effectief communicatieplan te behouden
Voorbeelden en sjablonen van communicatieplannen
Communicatieplan voor lancering van nieuwe producten
[Company Name]: [Product Name] Launch Communication Plan
This communication plan applies to the launch of [Product Name] and is in effect from [start date] – [end date], before and after the launch date of [launch date].
Objectives:
• Ensure that all employees are aware of the launch date and have the necessary information about the product
• Generate excitement and interest in the product amongst employees
• Provide a clear and concise message to customers about the product
• Manage expectations with regards to delivery times and availability
Communication mediums:
• Email
• Press release
• Social media post – [Channel 1], [Channel 2], …
Launch Phases:
• Pre-Launch Activities
• Launch Day
• Post-Launch Follow Up
Pre-Launch Activities ([X] months prior to launch):
• [Activity 1]
• [Activity 2]
• [Activity 3] …
Launch Day:
• Live product unveiling
• Interviews with [Media Outlets]
• Tracking reactions
Post-Launch Follow Up (up to [X] months following launch):
• [Activity 1]
• [Activity 2]
• [Activity 3] …
Roles and responsibilities:
• [Person 1] will be responsible for drafting all communication materials
• [Person 2] will be responsible for sending out communication materials to the media
• [Person 3] will be responsible for handling customer inquiries
Do:
• Create a communication timeline to ensure that all communication activities are carried out in a timely and coordinated manner
• Make use of visuals (e.g. images, infographics) to break up text and add interest
• Proofread all communication materials before sending them out
Don’t:
• Overload stakeholders with too much information at once – provide updates on a regular basis to avoid overwhelming them.
• Forget to include a call-to-action (e.g. visit our website, sign up for our newsletter) in order to engage the reader
• Neglect to test communication materials (e.g. send out a test email) before sending them to the entire list of stakeholders
Framework for escalation:
• If there are any problems with the communication plan, please contact [Person Responsible].
• If [Person Responsible] is unavailable, please contact [Alternative Contact]
Updates:
• This communication plan will be reviewed and finalized on [review date]
• Changes may be made to the communication goals, target audience, and channels
• Updated communication plans should be sent to the [Internal Team/Department Responsible]
[Title]: Communicatieplan voor marketingcampagne
[Company Name] will be launching a marketing campaign for [Product Name] from [start date] to [end date].
Goals:
• [Goal 1]
• [Goal 2]
• [Goal 3] …
SWOT Analysis:
• Strengths – [Strength 1], [Strength 2], [Strength 3], …
• Weaknesses – [Weakness 1], [Weakness 2], [Weakness 3], …
• Opportunities – [Opportunity 1], [Opportunity 2], [Opportunity 3], …
• Threats – [Threat 1 ], [Threat 2 ], [Threat 3 ], …
Tactics:
• [Tactic 1]
• [Tactic 2]
• [Tactic 3] …
Channels:
• Email
• Paid search
• Display advertising
• Social media – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram
• Press release
• Blog post
• Events and webinars – [Event 1], [Event 2], [Event 3], …
Roles and responsibilities:
• [Person/Team Responsible 1 ] will be responsible for drafting all communication materials.
• [Person/Team Responsible 2] will be responsible for sending out communication materials to the media.
• [Person/Team Responsible 3] will be responsible for handling customer inquiries.
• [Person/Team Responsible 4] will be responsible for managing the budget.
Budget:
• $[X] for [Tactic/Channel 1]
• $[Y] for [Tactic/Channel 2]
• $[Z] for [Tactic/Channel 3] …
Evaluation:
• [KPI 1] will be used to measure the success of this marketing campaign
• [KPI 2] will be tracked on a weekly basis and reported to the [Person/Team Responsible]
• [KPI 3] …
Timeline:
• [Activity 1] – [start date] to [end date]
• [Activity 2] – [start date] to [end date]
• [Activity 3] – [start date] to [end date] …
This communication plan will be finalized on [review date] and is therefore subject to change until that date.
[Company Name] Intern Communicatieplan
Objectives: To ensure that all stakeholders are kept up to date with developments, and to keep communication channels open.
Situational Analysis: Internal communication at [company name] has been identified as an area that needs improvement. In particular, communication between management and staff, and communication amongst team members has been identified as needing improvement.
Stakeholders: all employees of [company name]
Implementation:
• A communication plan will be put in place to improve communication at [company name]
• All employees will be made aware of the communication plan and their roles in it
• The communication plan will be reviewed on a regular basis and updated as necessary
Teams Involved: Management team, HR team, communications team
Roles and Responsibilities:
• Management team – responsible for communication with staff
• HR team – responsible for communication amongst team members
• Communications team – responsible for drafting and sending communication materials
Key Messages:
• Effective communication at all times is crucial
• Communication at [Company Name] requires improvement
• This communication plan will be put in place to effect the necessary changes
• All employees have a role to play in the communication plan
• The communication plan will be reviewed on a regular basis
• Communication is a two-way process
• Employees should feel free to ask questions and give feedback
Guidelines:
• All communication should be clear and concise
• Communication materials should be sent out in a timely manner
• Communication channels should be monitored regularly
• Communication should be respectful and professional at all times
Approval: [Person Responsible], [Position], [Creation date]
Strategisch communicatieplan: [Company Name]
Executive Summary: This communication plan is for [purpose] and will be in effect from the [start date] until [end date].
Objectives: Maintain effective communication with the various audiences to uphold the mission and values of the company.
Mission Statement: [Company mission statement]
Core Values: [Company values]
Situational Analysis: [Background information and context about the situation or problem that the communication plan is designed to address]
Audience | Message(s) | Media or Channel | Frequency | Timing | Assigned Team Member | Feedback Method
[Audience 1 | [Message 1] | Face-to-face | Weekly | Every [Weekday] | [Person/Team Responsible 1] | Survey
[Audience 2 | [Message 2] | Report | Monthly | Within [X] hours of approval | [Person/Team Responsible 2] | Evaluation Form
[Audience 3 | [Message 3] | Email | Daily | [Time] | [Person/Team Responsible 3] | Review …
[Project Name] Management Communicatieplan
Project Name: [Project Name]
Project Manager: [Project Manager’s Name]
Beginning Date: [start date]
Completion Date: [end date]
Project Objectives: Design and build a website and mobile app for the client’s new e-commerce business. Optimize the former for search engine ranking (SEO) and both for conversion, in accordance with [Company Name]’s latest SEO guidelines. Make the website and app user-friendly, mobile-responsive, and visually appealing, including an effective call-to-action (CTA) that encourages users to convert easily.
Communication Goal | Communication Method | Audience | Frequency
[Goal 1] | [Method 1] | [Audience 1] | [Daily/Weekly/Monthly]
[Goal 2] | [Method 2] | [Audience 2] | [Daily/Weekly/Monthly]
[Goal 3] | [Method 3] | [Audience 3] | [Daily/Weekly/Monthly]
Nieuw communicatieplan [Change in Company].
Created By: [Person Responsible]
Effective Of: [start date]
Summary:
• [Change 1] is happening because [reason 1]
• [Change 2] is a result of [reason 2]
• [Change 3] is necessary in order to [reason 3] …
What does this mean for employees?
[Explanation of how the change will affect employees]
Stakeholders:
• [Audience 1] will be impacted by [change 1]
• [Audience 2] will be affected by [change 2]
• [Audience 3] will need to adjust as a result of [change 3]
Phases:
Task | Timeline | Person/Team Responsible
[Task 1] | Day 1/Week 1/start date/etc.] | [Person/Team Responsible 1]
[Task 2] | Day 2/Week 2/mid date/etc.] | [Person/Team Responsible 2]
[Task 3] | Day 3/Week 3/end date/etc.] | [Person/Team Responsible 3] …
Plan voor communicatie met belanghebbenden: [Company Name]
Effective from: [start date] to [end date]
Goals:
• [Goal 1]
• [Goal 2]
• [Goal 3] …
Objectives:
• [Objective 1]
• [Objective 2]
• [Objective 3] …
Changes:
• [Change 1]
• [Change 2]
• [Change 3] …
Projections:
• [Projection 1]
• [Projection 2]
• [Projection 3] …
Stakeholder communication:
• [Channel 1]
• [Channel 2]
• [Channel 3] …
Contact Details: [Person Responsible], [Position], [Phone number/email address/etc.]
[Start Date] – [End Date]: Communicatieplan
Company Name: [Company Name]
Date Created: [creation date]
Contact Information: [contact details]
Introduction:
This communication plan has been created for [purpose] and will be in effect from the creation date.
Objectives:
• [Objective 1]
• [Objective 2]
• [Objective 3] …
Audience:
• [Target user 1]
• [Target user 2]
• [Target user 3] …
Communicatieplan goede praktijken
- Begin met een tabel of diagram om berichttypen te identificeren – welke communicatiekanalen u gaat gebruiken, op wie u zich richt, en de toon, enz.
- Er moet een actieplan worden gemaakt voordat er communicatie wordt verzonden – het is het beste om proactief te zijn en strategieën voor verschillende berichten in kaart te brengen voordat u begint met uw activiteit of voordat er iets misgaat.
- Neem een crisiscommunicatieplan op als onderdeel van uw grotere communicatie – meer hierover hier ➡️ Checklijst crisiscommunicatieplan
- Controleer en werk uw communicatieplan regelmatig bij naarmate het project vordert – dingen zullen onvermijdelijk veranderen en u wilt dat uw berichtgeving zich daaraan aanpast.
- Zorg ervoor dat iedereen in het communicatieteam op de hoogte is van het document en hun rol kent – actieplannen zijn alleen zo effectief als de mensen die ze uitvoeren.
- Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor de communicatie en zorg ervoor dat ze de tijd en middelen hebben die ze nodig hebben om succesvol te zijn.
Make your communication top notch with LiveAgent
Our multi-channel ticketing system can help you communicate better and faster. Start your free trial today and experience the benefits.
Samenvatting
Communicatie is de sleutel tot succes in elk bedrijf en het maken van een plan voor hoe dit te doen hoeft geen ingewikkeld proces te zijn.
Door een sjabloon te volgen, kunt u een effectief communicatieplan schrijven dat schetst hoe u uw belangrijkste doelgroepen in verschillende situaties een bericht zult sturen.
Met een goed geschreven communicatieplandocument kunt u iedereen in uw organisatie op één lijn krijgen over wat voor soort berichten er moeten worden verzonden, wanneer en hoe.
Als u dit op orde heeft, blijft uw berichtenstrategie samenhangend en afgestemd op uw zakelijke doelstellingen, waardoor uw kansen op het bereiken van uw communicatiedoelen toenemen.
Frequently Asked Questions
Wanneer moet ik een communicatieplan maken?
Zo snel mogelijk of in ieder geval in een vroeg stadium van een project of initiatief, voordat er belangrijke activiteiten zijn begonnen. Dit stelt u in staat om na te denken over alle potentiële belangrijkste belanghebbenden en hoe u hen het beste kunt bereiken met uw boodschap. Als u tot later in een project wacht met het ontwikkelen van een communicatieplan, kan het moeilijker zijn om de steun en deelname van iedereen te krijgen.
Wat is er anders aan een crisiscommunicatieplan?
Andere typen communicatieplannen kunnen dagelijks worden gebruikt, maar een crisiscommunicatieplan is specifiek afgestemd op het afhandelen van communicatie tijdens en na een grote noodsituatie of incident. Het doel van een crisiscommunicatieplan is ervoor te zorgen dat de juiste informatie tijdig aan de juiste mensen wordt gecommuniceerd, ongeacht externe factoren.
Hoe vaak moet ik mijn communicatieplan bijwerken?
Het is over het algemeen het beste om het communicatieplan minstens één keer per jaar te herzien en bij te werken om de informatie erin relevant en nauwkeurig te houden en om eventuele noodzakelijke wijzigingen of toevoegingen tijdig door te voeren. Als er echter grote veranderingen of gebeurtenissen binnen de organisatie zijn die mogelijk van invloed kunnen zijn op de communicatiestrategie, moet het plan zo snel mogelijk worden bijgewerkt in plaats van te wachten op de reguliere beoordelingsperiode. Hierdoor wordt iedereen die betrokken is bij de uitvoering van het plan op de hoogte van eventuele nieuwe ontwikkelingen of potentiële risico’s, zodat zij passende maatregelen kunnen nemen.
Voor wie is een communicatieplan nuttig?
Individuen, groepen en bedrijven kunnen allemaal hun berichtgeving verbeteren door de gewenste resultaten van communicatie te verduidelijken, de stappen te specificeren die nodig zijn om die resultaten te bereiken en vast te stellen wie verantwoordelijk is voor elke stap. Dit is gunstig voor zowel die mensen of organisaties als voor de belanghebbenden die de berichten zullen ontvangen, aangezien een plan zal helpen om alle communicatie duidelijk en beknopt te maken en om miscommunicatie of misverstanden te voorkomen.
Effectieve zakelijke emailsjablonen
Ontdek effectieve zakelijke e-mailsjablonen voor elk doel, van kortingsaanbiedingen tot klantfeedback. Verbeter uw e-mailmarketing met best practices en probeer onze helpdesksoftware. Bespaar tijd en middelen met onze aanpasbare sjablonen. Bezoek nu om uw workflow te optimaliseren!
Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.
