![nl]()
EuropaAziëMidden-Oosten
Български 
Čeština 
Dansk 
Deutsch 
Eesti 
Español 
Français 
Ελληνικα 
Hrvatski 
Italiano 
Latviešu 
Lietuviškai 
Magyar 
Norsk bokmål 
Polski 
Română 
Русский 
Slovenčina 
Slovenščina 
简体中文 
Tagalog 
Tiếng Việt 
العربية 
English 
Português Callcenter sluiten/pauzeren contactsjablonen
Voorbeelden van tekstsjablonen voor callcenters focussen op klantgerichtheid en het informeren van klanten bij het pauzeren of sluiten van tickets. Belangrijke vaardigheden zijn communicatie, bedrijfskennis, probleemoplossing, geduld, en empathie.
Klantenservice is een essentiële pijler van elk bedrijf. Ongeacht de industrie, klantenservice staat altijd voorop in uw bedrijf. Het niveau van klantentevredenheid, dat rechtstreeks verband houdt met klantenservice, beïnvloedt klantenloyaliteit en de bottom line van elk bedrijf.
Daarom moet elk bedrijf, hoe groot of klein ook, zijn best doen om uitstekende klantenservice te bieden aan al zijn gebruikers of klanten. Om precies te zijn, klantenservicemedewerkers moeten ernaar streven om klanten het gevoel te geven dat er voor ze gezorgd en gehoord wordt tijdens het hele ondersteuningsproces, van het maken van een ticket tot het oplossen en sluiten van een ticket.
Deze aanpak zou van toepassing moeten zijn op alle communicatiekanalen, inclusief telefonische ondersteuning. Maar wat moeten medewerkers van de klantenservice precies doen en welke eigenschappen en vaardigheden moeten ze hebben om uitstekende klantenservice te kunnen bieden?
Kenmerken van uitstekende klantenservice
Klantenservice gaat over mensen – zowel klanten als klantenservicemedewerkers. U kunt eenvoudigweg geen willekeurige werknemers zonder ondersteunende kennis toewijzen aan de eerste lijn van klantencommunicatie. Onthoud dat klantenserviceteams vaak worden beschouwd als het gezicht van uw bedrijf, dus bedenk wie er in de frontlinie komt te staan en wat voor soort indruk ze zullen maken.
Laat de activiteiten van klantenserviceteams in geen geval aan het toeval over. De verantwoordelijke persoon of personen moeten een open communicatielijn hebben en een soort “draaiboek” dat hen helpt bij het uitvoeren van hun taken.
Voor uw gemak hebben we een lijst gemaakt met eigenschappen en vaardigheden die elke persoon die in de klantenservice werkt, zou moeten hebben en voortdurend moet verbeteren. Bekijk ze hieronder.
Communicatie vaardigheden
Vertegenwoordigers die met klanten werken, moeten uitstekende communicators zijn. Ze moeten weten hoe ze zich moeten verhouden tot degene aan de andere kant van de telefoon, email, chat of balie. Ze moeten weten hoe ze duidelijk moeten spreken op een manier die begrijpelijk is voor verschillende mensen en die helpen wegnemen van alle twijfels of negatieve gevoelens die de klant kan hebben.
Bedrijfs- en productkennis
Ongetwijfeld moeten vertegenwoordigers het bedrijf waarvoor ze werken kennen en de producten of diensten waarmee ze werken. Ze moeten in staat zijn om de meeste vragen te beantwoorden, echte en oprechte oplossingen voor te stellen en mogen niet overrompeld worden door bijna elke vraag.
Probleemoplossing
Snel en besluitvaardig zijn is een van de belangrijkste eigenschappen van een goede klantenservicemedewerker. Dat is waar gebruikers of klanten naar op zoek zijn. Ze verwachten snel hulp te krijgen en eenvoudige uitleg te krijgen die hun problemen oplost of op zijn minst enig licht werpt op hun problemen en mogelijke oplossingen aandraagt.
Design your own templates
LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates. Curious about all the opportunities?
Geduld
In veel gevallen zullen medewerkers of managers van de klantenservice moeten navigeren dooronplezierige, gespannen en gecompliceerde klanteninteracties. Daarom moeten ze geduldig en empathisch zijn en in staat zijn om met alle klanten samen te werken – zelfs als ze woedend en respectloos zijn.
Empathie en luistervaardigheid
Idealiter zouden vertegenwoordigers moeten weten hoe ze zich in de schoenen van de ander moeten verplaatsen om hun standpunt te begrijpen. Soms hebben klanten ongebruikelijke problemen en vertegenwoordigers moeten zoveel mogelijk informatie hebben om hen te helpen en empathisch te begrijpen.
Goed geheugen en oog voor detail
Dit hangt af van het bedrijf, maar idealiter zouden agenten ernaar moeten streven de naam van de persoon met wie ze praten te kennen en te onthouden. Als uw agenten uw klanten altijd bij hun naam noemen, zullen ze zich zelfverzekerd voelen en meer verbonden met het bedrijf . Hierdoor zal het hele communicatieproces veel soepeler verlopen.
Happy customers are the best customers
We bieden migratiediensten voor de meest populaire helpdeskoplossingen.
Sjablonen voor het sluiten/onderbreken van contactpersonen van het callcenter
Callcenter sluiten/pauzeren contactsjabloon #1
Hello! My name is [agent’s name] from [company’s name]. Am I speaking to [customer’s name]?
[Customer confirms their identity]
Perfect. So, [customer’s name], I’m calling about a ticket you created [X] days/hours ago. Can you confirm that you created the ticket, numbered [ticket number]?
[Customer confirms]
Thank you for confirming that. I started processing your inquiry, but it seems that I need some help from our tech team because [explanation]. That’s why I will pause your ticket for [X] days/hours until I get all the information I need from them. Is that okay with you?
[Customer confirms]
Thank you for your understanding, [customer’s name]. I appreciate your patience and promise that I will do my best to resolve your issue as soon as possible. I will get back to you once I’m able to reopen your ticket. Please feel free to contact me anytime by calling [phone number] or sending an email to [email address]. Have a great day!
Callcenter sluiten/pauzeren contactsjabloon #2
Hi! It’s [agent’s name] with [company’s name]. Am I speaking to [customer’s name]?
[Customer confirms their identity]
Thank you. I’m calling to inform you that the ticket [ticket number] you raised has just been resolved, and that’s why I’m closing it. Please confirm that the issue you reported has been fixed.
[Customer confirms]
That’s great to hear. You will receive an [email/SMS] confirmation that your ticket was closed in the next few minutes. Do you have any questions regarding this process?
[Customer either denies or presents their issue. The agent then tries to answer any questions and continues with the script].
I hope all of this was helpful. If you have any other questions, you can always contact us later or create a ticket using our helpdesk. Can I help you with anything else?
[Customer denies]
Okay, then have a great day, and feel free to get back in touch if you need!
Callcenter sluiten/pauzeren contactsjabloon #3
Good morning, I’m calling on behalf of [company’s name], my name is [agent’s name]. Please confirm that I reached [customer’s name/customer’s ID].
[Customer confirms]
I’m contacting you to inform you that the ticket you created was resolved. You can check its status via our help desk by logging into your customer service dashboard and clicking on the [tab’s name] tab. I hope that the issue you reported won’t occur again and that your future experiences with our [product/service] will be seamless. Do you have any questions related to this process?
[Customer either denies or presents their issue. The agent then tries to answer any questions related to the process and continues with the script].
Thank you for taking the time to speak with me. Have a great day!
Looking for a way to communicate changes in your call center's availability to your customers?
With LiveAgent's customizable templates, you can easily inform your customers of any changes to your call center's hours of operation or availability.
Frequently Asked Questions
Moet de klant worden geïnformeerd waarom een ticket is gesloten of gepauzeerd?
Ja, het zou het beste zijn als u de klant altijd informeert waarom u hun ticket sluit. Al was het maar om te zeggen: “Het probleem dat u hebt gemeld is zojuist opgelost, dus we sluiten uw ticket”. Als u een ticket op pauze zet, is het nog belangrijker om de klant hiervan op de hoogte te stellen. Elke keer dat een ticket in de wacht wordt gezet, moet je dit aan de klant communiceren, uitleggen waarom het gebeurt en hen vertellen hoe lang het duurt om de kwestie op te lossen of zelfs hoe lang het duurt om het ticket opnieuw te openen. Anders kunnen klanten zich vergeten of niet-geïnformeerd voelen, en dit soort situaties zal hen geen uitstekende klantenervaring bieden.
Hoe lang kan een ticket worden onderbroken?
Er is geen eenvoudig antwoord op deze vraag. Uw bedrijf en haar vertegenwoordigers moeten hun best doen om tickets zo snel mogelijk op te lossen. Mensen houden niet van wachten, en uw klanten vormen hierop geen uitzondering. Daarom moet u het geduld van mensen niet op de proef stellen door hun tickets te lang in de wacht te zetten. Als u er zeker van wilt zijn dat de service die u levert goed genoeg is, zoek dan naar branchebenchmarks. Dit soort gegevens laten u zien hoe lang het duurt voordat andere bedrijven uit uw sector klantenservicetickets hebben opgelost en hoeveel tijd het kost om een ticket opnieuw te openen, enz. Zodra u die informatie heeft, probeert u problemen sneller op te lossen dan uw concurrenten wel.
Wat zijn de noodzakelijke eigenschappen en vaardigheden voor klantenservice?
Elke persoon die in de klantenservice werkt, moet zijn communicatieve vaardigheden, probleemoplossende vaardigheden en bedrijfs-/productkennis hebben en voortdurend verbeteren.
Callcenter configuratie checklijst
Ontdek de essentiële Callcenter configuratie checklijst om uw callcenter efficiënt op te zetten. Leer over het schatten van oproepen, kiezen van software en hardware, personeel inhuren, en procesorganisatie. Zorg voor een succesvol functionerend callcenter met deze uitgebreide gids. Perfect voor ondernemers, vertegenwoordigers en managers. Bezoek nu en verbeter uw callcenter!
Callcenteropstelling – ontwerp en structuur
Ontdek hoe u in 10 stappen een efficiënt en kosteneffectief callcenter opzet met onze uitgebreide gids en gratis proefperiode!
Onze website maakt gebruik van cookies. Door verder te gaan, gaan we ervan uit dat we uw toestemming hebben om cookies te plaatsen zoals beschreven in onze privacy- en cookiebeleid.
