Rekruteringschecklijst voor een klantenservicemedewerker

Om te beginnen, moet u de vereisten voor de functie instellen. Zonder dat te doen, komt u simpelweg niet verder.

Waarom is het belangrijk om eisen te stellen aan de functie?

Het verstrekken van duidelijke eisen helpt ervoor te zorgen dat u op zoek bent naar de juiste kwalificaties en ervaring bij het screenen van kandidaten. Als u weet welke reeks vaardigheden en kwaliteiten nodig zijn voor de functie, kunt u gefocust blijven bij het interviewen van kandidaten.

Hoe stelt u de eisen aan de functie vast?

U hebt een goed begrip van de taken en verantwoordelijkheden van de functie. Het is ook essentieel om te onthouden dat vereisten in de loop van de tijd kunnen veranderen. Naarmate uw bedrijf groeit, groeien ook de behoeften van de functie van klantenservicemedewerker. Zorg ervoor dat u uw vereisten indien nodig opnieuw bekijkt en bijwerkt.

Welke instrumenten te gebruiken voor het stellen van eisen aan de functie?

• lijst met taken en verantwoordelijkheden
• vaardighedenmatrix
• functieprofiel

Nadat u de vereisten voor de functie hebt bepaald, is het tijd om een rekruteringsplan te maken.

Waarom is het belangrijk om een rekruteringsplan te maken?

Begin nooit aan het wervingsproces zonder een plan. Door een wervingsplan te hebben, heeft u een duidelijk beeld van wat er wanneer moet gebeuren. Dit zal helpen om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Hoe maakt u een wervingsplan?

Uw wervingsplan moet alles omvatten, van het zoeken naar kandidaten tot het houden van sollicitatiegesprekken. Het moet ook aangeven wie verantwoordelijk is voor elke stap van het proces.

Welke tools te gebruiken voor het maken van een wervingsplan?

• sjabloon voor vacatures
• tool voor cv-screening
• spreadsheet voor het volgen van kandidaten

Voordat u met het daadwerkelijke wervingsproces begint, moet u een budget opstellen.

Waarom is het belangrijk om een budget op te stellen voor het wervingsproces?

Zorg dat het budget op orde is, zodat u weet hoeveel geld u aan werving kunt besteden. Dit zal u helpen om het meeste uit uw geld te halen en te hoge uitgaven te voorkomen.

Hoe een budget opstellen voor het wervingsproces?

Uw budget moet alle kosten omvatten die verband houden met werving. Dit omvat zaken als vacatures, advertenties en reiskosten. Het is van cruciaal belang om zo nauwkeurig mogelijk te zijn bij het inschatten van deze kosten, zodat u het budget niet overschrijdt.

Welke tools te gebruiken voor het opstellen van een budget voor het wervingsproces?

• sjabloon voor wervingsbudget
• prijsgids voor vacatures
• advertentietarieven

Met een wervingsbeleidsplan is de volgende stap het hebben van een HR-wervingsbeleid.

Waarom is het belangrijk om een HR-wervingsbeleid te hebben?

Het beschrijft de regels en procedures voor het werven van medewerkers. Dit helpt ervoor te zorgen dat alle betrokkenen begrijpen wat er van hen wordt verwacht.

Hoe een HR-wervingsbeleid voeren?

Uw HR-wervingsbeleid moet zaken omvatten zoals het proces van het indienen van sollicitaties, de soorten sollicitatiegesprekken die zullen worden gevoerd en hoe aanbiedingen worden gedaan.

Welke tools kunt u gebruiken om een HR-wervingsbeleid te voeren?

• sjabloon voor HR-wervingsbeleid
• set van richtlijnen en procedures voor het werven van werknemers
• regels voor onboarding en offboarding

De volgende stap in het wervingsproces is het beschrijven van de vacature.

Waarom is het belangrijk om de job te omschrijven?

Het geeft potentiële kandidaten een beter beeld van wat de functie inhoudt. Dit kan helpen om meer gekwalificeerde kandidaten aan te trekken en het aantal kandidaten die niet geschikt zijn voor de functie te verminderen.

Hoe de job te omschrijven?

Uw functiebeschrijving moet een kort overzicht van de functie bevatten, evenals een lijst van de taken en verantwoordelijkheden. Benadruk wat de functie uniek maakt en welke vaardigheden vereist zijn. Met een gedetailleerde functieomschrijving begrijpen potentiële kandidaten beter wat de functie inhoudt.

Welke tools te gebruiken voor het beschrijven van de baan?

• sjabloon voor vacaturetekst
• sjabloon voor functiebeschrijving

Controleer nogmaals op nauwkeurigheid zodra u klaar bent met het maken ervan.

Waarom is het belangrijk om de functieomschrijving te controleren?

Een onnauwkeurige functieomschrijving kan gekwalificeerde kandidaten ontmoedigen om te solliciteren.

Hoe de functiebeschrijving dubbel controleren?

Uw functiebeschrijving moet worden beoordeeld door iemand die bekend is met de functie. Ze kunnen controleren of de taken en verantwoordelijkheden nauwkeurig zijn, en eventuele aanvullende vaardigheden identificeren die mogelijk vereist zijn. Controleer ook de functietitel.

Welke tools te gebruiken voor het dubbel controleren van de functiebeschrijving?

• checklijst voor revisie van vacatures
• checklijst voor revisie van vacatureteksten
• CV-screeningtool

Het bereiken van bestaande medewerkers vóór publicatie kan helpen om bekendheid te geven aan de vacature.

Waarom is het belangrijk om bestaande medewerkers te bereiken?

Zij kunnen feedback geven op de functieomschrijving en helpen om de functie te promoten. Ze kunnen mogelijk ook gekwalificeerde kandidaten voor de functie doorverwijzen. Uw klantenondersteuningsteam weet mogelijk ook het beste welke vaardigheden nodig zijn om te zorgen voor klantensucces, klantenservice of andere uitdagingen op het gebied van klantenservice.

Hoe bereikt u bestaande medewerkers?

U kunt bestaande medewerkers bereiken door een email te sturen of een bericht op uw interne communicatiekanaal te plaatsen. Geef ze alle relevante informatie, zoals de functietitel, taken en verantwoordelijkheden, en hoe ze kunnen solliciteren. Geïnteresseerden in de functie kunnen direct solliciteren via uw website.

Welke tools te gebruiken om bestaande medewerkers te bereiken?

• interne communicatie tool
• emailsjabloon
• formulieren en enquêtes

Nadat de functiebeschrijving is voltooid, kunt u de functie adverteren.

Waarom is het belangrijk om de vacature te plaatsen?

Door de vacature te plaatsen, kunnen alle geïnteresseerde kandidaten solliciteren. Het stelt u ook in staat om sollicitaties te volgen en wie er op de functie heeft gesolliciteerd.

Hoe de vacature plaatsen?

U kunt de vacature op de website van je bedrijf plaatsen, maar ook op vacaturesites en sociale media. U kunt ook rechtstreeks contact opnemen met potentiële kandidaten en hen een link naar de vacature verstrekken. U kunt contact opnemen met eerdere sollicitanten die al in uw talentenpool zitten en hen op de hoogte stellen van de vacature.

Welke tools te gebruiken voor het plaatsen van de vacature?

• vacatureborden
• sociale media
• e-mailsjabloon
• spreadsheet voor het volgen van posities

Door vooraf criteria te ontwikkelen, kunt u een objectieve beslissing nemen bij het selecteren van een kandidaat.

Waarom is het belangrijk om objectieve selectiecriteria te ontwikkelen?

Het maakt het mogelijk om alle kandidaten objectief te beoordelen en alleen de meest gekwalificeerde kandidaten voor de functie te selecteren. Het stelt u ook in staat om de voortgang tijdens het wervingsproces te volgen en eventuele gebieden te identificeren waar verbeteringen nodig zijn. Bovendien kunt u kandidaten naast elkaar vergelijken, waardoor het selectieproces efficiënter wordt.

Hoe objectieve selectiecriteria ontwikkelen?

Uw selectiecriteria moeten de vaardigheden, ervaring en kwalificaties omvatten die vereist zijn voor de functie. Overweeg de culturele fit van de kandidaat en of deze wel of niet goed bij uw bedrijf past. Zonder criteria kan het moeilijk zijn om kandidaten objectief te vergelijken.

Welke instrumenten kunnen worden gebruikt om objectieve selectiecriteria te ontwikkelen?

• functiebeschrijvingn
• tool voor cv-screening
• beoordelingstool
• schaalstatistieken

Door van tevoren interviewvragen te stellen, kunt u de juiste vragen stellen en de informatie krijgen die u nodig hebt om een beslissing te nemen.

Waarom is het belangrijk om sollicitatievragen voor te bereiden?

Door de juiste vragen te stellen tijdens een sollicitatiegesprek kunt u de kwalificaties, vaardigheden en ervaring van een kandidaat beoordelen. Het geeft u ook inzicht in hun persoonlijkheid en hun fit met het bedrijf. Zonder het voorbereiden van vragen kan het moeilijk zijn om alle relevante informatie over een kandidaat te beoordelen.

Hoe interviewvragen voorbereiden?

U kunt gestructureerde interviews voorbereiden door te brainstormen over alle informatie die u over een kandidaat moet weten. Zodra u een lijst met vragen heeft, kunt u deze in categorieën indelen. U hebt bijvoorbeeld een lijst met verschillende vragen over de kwalificaties, vaardigheden en ervaring van de kandidaat.

Welke tools te gebruiken voor het voorbereiden van sollicitatievragen?

• functiebeschrijving
• enquêtes
• sjabloon voor eerdere sollicitatievragen
• psychologische tests

Het onderzoeken en werven van gekwalificeerde kandidaten kan een tijdrovend proces zijn, maar het moet wel grondig gebeuren.

Waarom is het belangrijk om gekwalificeerde kandidaten te onderzoeken en te werven?

Gekwalificeerde kandidaten hebben meer kans om succesvol te zijn in de functie, dus doe er alles aan om ervoor te zorgen dat u de best mogelijke kandidaten voor de functie krijgt. Dit zal helpen om de kwaliteit van uw personeel te verbeteren.

Hoe gekwalificeerde kandidaten te onderzoeken en te werven?

Er zijn verschillende manieren om gekwalificeerde kandidaten te onderzoeken en te werven. U kunt de functie op vacaturesites en sociale media plaatsen of rechtstreeks contact opnemen met potentiële kandidaten. U kunt ook besluiten om een beoordelingstool te gebruiken om kandidaten te screenen en de meest gekwalificeerde personen te identificeren.

Welke tools te gebruiken voor het onderzoeken en werven van gekwalificeerde kandidaten?

• vacaturebanken
• posts op sociale media
• sociale outreach
• beoordelingstool
• werving-CRM

Luisteren is een cruciale vaardigheid voor medewerkers van de klantenservice. Ze moeten de behoeften van klanten kunnen begrijpen en oplossingen voor hun problemen kunnen bieden.

Waarom is het belangrijk om de luistervaardigheid van kandidaten te controleren?

Omdat een medewerker van de klantenservice die niet effectief kan luisteren, niet in staat zal zijn om met moeilijke klanten om te gaan of hun problemen met succes op te lossen.

Hoe de luistervaardigheid van kandidaten controleren?

Stel hen vragen over hun ervaring en wat ze in bepaalde situaties zouden doen. U kunt ze ook een scenario geven en hen vragen uit te leggen hoe ze het zouden aanpakken.

Welke tools kunnen worden gebruikt om de luistervaardigheid van kandidaten te controleren?

• wervingstaken
• vocale beoordelingen
• richtlijnen

Klantenservicemedewerkers moeten uitstekende communicatie vaardigheden hebben en u moet ze verifiëren voordat u de deal sluit.

Waarom is het belangrijk om de communicatieve vaardigheden van kandidaten te verifiëren?

Communicatie is de sleutel in klantenservice. Kandidaten moeten effectief kunnen communiceren met gefrustreerde klanten en met andere leden van het team.

Hoe de communicatieve vaardigheden van kandidaten verifiëren?

Controleer de communicatieve vaardigheden van de kandidaten om de beste klantenservicemedewerker voor uw bedrijf te vinden. Dit kan worden gedaan door telefonische interviews af te nemen of door hen te vragen schriftelijke oefeningen te doen over het oplossen van specifieke klantproblemen. Verder moet je ook hun interpersoonlijke vaardigheden en het vermogen om met moeilijke klantenervaringen om te gaan, beoordelen.

Welke tools kunnen worden gebruikt om de communicatieve vaardigheden van kandidaten te verifiëren?

• wervingstaken
• communicatie-evaluaties
• crisisbeheerprocedures

Klantenservicemedewerkers moeten CRM ticketsystemen zoals LiveAgent kunnen gebruiken om de best mogelijke klantenservice te bieden.

Waarom is het belangrijk om het vermogen van kandidaten om met CRM-ticketsystemen om te gaan, te testen?

Het laat zien hoe zij zouden omgaan met vragen en klachten van klanten. Ook moeten ze klantenserviceteams kunnen laten zien hoe ze productkennis achteraf kunnen gebruiken om het hele team op de hoogte te houden.

Hoe het vermogen van kandidaten om met CRM-ticketsystemen om te gaan testen?

Effectief gebruik van ticketingsystemen zoals LiveAgent heeft invloed op de workflow van het hele klantenserviceteam, waardoor ze gemakkelijk alle tickets en klanten kunnen bijhouden verzoeken.

U kunt tickets van alle kanalen beheren – emails, chats, forums en zelfs sociale media – met de algemene inbox van LiveAgent. Met behulp van deze ticketsoftware kunt u de prestaties van de klantenservice volgen en het vermogen van vertegenwoordigers om tickets af te handelen testen. Krijg inzichtelijke prestatierapporten, een overzicht van agentranglijsten en vele andere analytische functies (het is gratis te testen).

Daarom zou u op kandidaat-niveau al moeten kijken naar hun vermogen om dergelijke software te bedienen. Hierdoor zullen zij sneller kunnen wennen aan nieuwe software.

Welke tools kunnen worden gebruikt om het vermogen van kandidaten om met CRM-ticketsystemen om te gaan, te testen?

• LiveAgent CRM ticketsoftware en de analyses
• werving taken
• gebruiksgevallen

Dit zal u helpen bepalen of een kandidaat over de nodige vaardigheden op het gebied van klantenservice beschikt.

Waarom is het belangrijk om een praktische klantenservicetest uit te voeren?

Met dit soort tests kunt u zien hoe de kandidaat zou omgaan met echte klantenservicesituaties. Hun prestaties geven u een idee van hun vaardigheden en capaciteiten, evenals hun houding ten opzichte van klanten, zodat u een weloverwogen beslissing kunt nemen of zij wel of niet de juiste persoon voor de job zijn.

Hoe voert u een praktische klantenservicetest uit?

Er zijn een paar verschillende manieren om een praktische klantenservicetest uit te voeren. Een daarvan is om de kandidaat een scenario te geven (bijvoorbeeld een probleem binnen een klantenserviceteam) en hen te vragen uit te leggen hoe ze het zouden aanpakken. Een andere manier is om een klantenservicetaak op te zetten die ze moeten voltooien, zoals het behandelen van een klacht van een klant of het oplossen van een probleem.

Welke tools te gebruiken voor het uitvoeren van een praktische klantenservicetest?

• reallife scenario’s
• klantenservicetaken
• software testen
• vragenlijsten

Deze pre-screening kan u veel tijd en geld besparen die u anders zou besteden aan het ontmoeten van kandidaten die niet goed bij uw bedrijf passen.

Waarom is het belangrijk om sollicitanten die niet aan de basiseisen voldoen af te wijzen?

Sommige vereisten zijn essentieel voor de rol van een klantenservicemedewerker. U wilt niet iemand inhuren die de basis niet dekt, omdat deze waarschijnlijk niet goed bij uw bedrijf past.

Hoe sollicitanten afwijzen die niet aan de basisvereisten voldoen?

Stuur ze een email of brief om hen te informeren dat ze geen succes hebben gehad, of neem contact met hen op en vertel het hen via de telefoon. U kunt ook feedback geven aan de sollicitant, zodat ze weten aan welke gebieden ze moeten werken om in de toekomst succesvol te zijn.

Welke instrumenten te gebruiken voor het afwijzen van sollicitanten die niet aan de basisvereisten voldoen?

• emailsjablonen
• telefoonscripts
• feedbackformulier

Zodra u de kandidaten op de shortlist heeft, is het tijd om ze te interviewen. Hiermee kunt u hun vaardigheden en kennis op het gebied van klantenservice beoordelen.

Waarom is het belangrijk om kandidaten te interviewen?

Zo leert u ze beter kennen en komt u meer te weten over hun motivatie voor de job.

Hoe kandidaten interviewen?

Stel hen vragen over hun ervaring en vaardigheden op het gebied van klantenservice. Geef ze een praktische taak, zoals het behandelen van een klacht van een klant of het oplossen van een probleem. Stel in het geval van video-interviews vragen over hun motivatie en wat ze voor het team zouden brengen. U kunt ook hun communicatieve vaardigheden beoordelen door hen vragen te stellen over hun klantenservice-ervaring en hoe zij een klantenserviceteam zouden leiden.

Welke tools te gebruiken voor het interviewen van kandidaten?

• reeks vragen
• scorekaarten
• praktische taken
• tool voor videoconferenties
• opnametool

Houd sollicitanten op de hoogte van het sollicitatieproces, aangezien dit hen laat zien dat je geïnteresseerd bent in hun sollicitatie en dat u hun tijd op prijs stelt.

Waarom is het belangrijk om sollicitanten op de hoogte te houden van het sollicitatieproces?

U kunt sollicitanten de indruk geven dat u hun tijd niet op prijs stelt en niet geïnteresseerd bent in hun sollicitatie als u ze niet op de hoogte houdt. Dit kan ertoe leiden dat ze hun sollicitatie intrekken of dat ze minder geneigd zijn om uw jobaanbieding te accepteren.

Hoe houdt u sollicitanten op de hoogte van het sollicitatieproces?

Hou het kort. Het sollicitatieproces kan lang en langdurig zijn, dus houd kandidaten op de hoogte van de voortgang. Dit kunt u doen door ze een email te sturen of te bellen. Het hoeft geen lang gesprek te zijn, alleen een korte update over het proces.

Welke tools kunnen worden gebruikt om sollicitanten op de hoogte te houden van het sollicitatieproces?

• emailsjablonen
• telefoon oproepscripts

Nadat u de kandidaten hebt geïnterviewd, controleert u hun kwalificaties en referenties voordat u een definitieve beslissing neemt.

Waarom is het belangrijk om kwalificaties en referenties te bevestigen?

U moet controleren of een bepaalde kandidaat ervaring heeft met klanten, over soft skills beschikt en in realtime kan reageren op verschillende problemen op het gebied van klantenservice. Klantenserviceprofessionals moeten een reeks kwalificaties hebben, zodat ze uitzonderlijke klantenservice kunnen bieden.

Hoe kwalificaties en referenties bevestigen?

Vraag naar referenties van hun vorige werkgevers, die zowel schriftelijk als mondeling kunnen zijn. Stel bij twijfel uw kandidaten op de proef en huur een professionele dienst in om u te helpen bij het verificatieproces.

Welke tools te gebruiken voor het bevestigen van kwalificaties en referenties?

• scorecards
• referentiecontroleformulier
• interview opnamesoftware

Uw feedback hoeft niet lang en gedetailleerd te zijn. Een simpel mailtje of telefoontje is voldoende.

Waarom is het belangrijk om feedback te sturen naar afgewezen sollicitanten?

Als u dit doet, laat u zien dat u hun tijd op prijs stelt. Het helpt hen ook om hun sollicitatie voor toekomstige functies te verbeteren.

Hoe stuurt u feedback naar niet-succesvolle sollicitanten?

Stuur ze een korte e-mail of bel ze om feedback te geven over hun sollicitatie. Bedank hen voor hun tijd en interesse in de rol. U kunt ook enkele manieren voorstellen om hun toepassing voor de toekomst te verbeteren of ze toevoegen aan de talentenpool van uw bedrijf, zodat u contact met hen kunt houden.

Welke tools te gebruiken om feedback te sturen naar niet-succesvolle sollicitanten?

• emailsjablonen
• scripts voor telefoongesprekken
• formulier voor talentpool

Nadat u de kandidaten hebt geïnterviewd en hun kwalificaties hebt geverifieerd, is het tijd om een beslissing te nemen en de gekozen kandidaat(en) aan te nemen.

Waarom is het belangrijk om de gekozen kandidaat(en) aan te nemen?

Deze stap voltooit het wervingsproces en neemt de juiste persoon voor de baan aan. Met de meest geschikte kandidaat in de functie kunt u erop vertrouwen dat zij het vereiste klantenserviceniveau zullen bieden.

Hoe de gekozen kandidaat(en) aannemen?

U moet ze een schriftelijk aanbod van tewerkstelling geven, dat ze moeten ondertekenen en terugsturen. Zodra ze het ondertekende contract hebben teruggestuurd, worden ze officieel aangenomen en kunnen ze aan de slag. Mogelijk hebt u ook een NDA-formulier nodig.

Welke tools te gebruiken voor het aannemen van de gekozen kandidaat(s)?

• sjabloon aanbiedingsbrief
• sjabloon arbeidsovereenkomst
• richtlijnen en regels
• NDA-formulier

Sluit de deal af met een arbeidsovereenkomst die voor alle partijen transparant is.

Waarom is het belangrijk om een arbeidsovereenkomst op te stellen?

Een arbeidsovereenkomst is een juridisch bindend document waarin de voorwaarden van de arbeidsrelatie zijn vastgelegd. Dit is belangrijk zodat beide partijen duidelijkheid hebben over wat er wordt verwacht zonder verwarring over de rol of de verwachtingen van het bedrijf.

Hoe een arbeidsovereenkomst opstellen?

U kunt gebruik maken van een model arbeidsovereenkomst, die u online of bij een juridisch adviseur kunt vinden. Zorg ervoor dat u het aanpast aan uw bedrijf en de specifieke rol. Zodra u het contract heeft, vraagt u de gekozen kandidaat om het te ondertekenen voordat ze aan het werk gaan.

Welke instrumenten te gebruiken bij het opstellen van een arbeidsovereenkomst?

• sjabloon arbeidsovereenkomst
• NDA-clausule
• richtlijnen voor juridisch adviseurs

Het onboardingproces is de laatste fase van het wervingsproces. Dit is wanneer u de nieuwe werknemer helpt om zich in zijn nieuwe rol te vestigen en hem op de hoogte te brengen van het bedrijf.

Waarom is het belangrijk om het onboardingproces te starten?

Het helpt de nieuwe werknemer om zo snel mogelijk naar zijn of haar functie over te stappen en productief te worden. Het helpt ook om hun loyaliteit aan het bedrijf op te bouwen.

Hoe het onboardingproces starten?

Het onboardingproces moet op de eerste werkdag worden gestart. De nieuwe werknemer moet een rondleiding door het kantoor krijgen, aan zijn team worden voorgesteld en de nodige training krijgen. Ze moeten ook een exemplaar van het werknemershandboek krijgen, zodat ze vertrouwd kunnen raken met het beleid en de procedures van het bedrijf.

Welke tools te gebruiken om het onboardingproces te starten?

• checklijst voor onboarding
• trainingsmateriaal
• toegangslijst
• handboek voor medewerkers