Klantenidentificatieprogramma checklijst

Het primaire anti-witwasprogramma (AML) in de VS is de Bank Secrecy Act (BSA), die financiële instellingen verplicht om een klantenidentificatieprogramma (CIP) te ontwikkelen, implementeren en onderhouden. Het doel van een CIP is ervoor te zorgen dat een financiële instelling de ware identiteit van haar klanten kent.

Om aan het BSA te voldoen, moet u een checklijst volgen voor het vaststellen van uw CIP. Dit artikel biedt een grondige checklijst die u kunt volgen om het proces gemakkelijker te maken.

Wie kan profiteren van een checklijst voor het klantenidentificatieprogramma?

• AML-nalevingsfunctionarissen

Dit is iemand die door een financiële instelling is aangesteld om toezicht te houden op het AML-beleid en ervoor te zorgen dat er geen nalevingsproblemen zijn met de wettelijke vereisten. Een nalevingsprofessional is doorgaans een senior manager die verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en onderhouden van het CIP en voor het opleiden van personeel over de vereisten ervan.

• Accountvertegenwoordigers

Dit zijn de eerstelijnsmedewerkers van een financiële instelling die rechtstreeks met klanten te maken hebben. Ze moeten op de hoogte zijn van de vereisten van het klantenidentificatieprogramma om klanteninformatie correct te verzamelen en hun identiteit te verifiëren.

• Medewerkers informatietechnologie

Ze spelen een belangrijke rol bij het ontwikkelen en onderhouden van de systemen die worden gebruikt om klanteninformatie op te slaan. Ze moeten ook begrijpen hoe het CIP werkt om het goed te ondersteunen.

• Klantenonderzoeksteams

Deze teams zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van verbeterde due diligence bij klanten met een hoger risico. Zij moeten bekend zijn met het CIP om risico’s goed in te schatten en passende maatregelen te nemen.

• Raad van bestuur

Zij zijn verantwoordelijk voor het bepalen van de strategische richting van de financiële instelling, waaronder de goedkeuring van een CIP. Als zodanig moet de raad van bestuur worden geïnformeerd over de vereisten van het CIP en hoe dit de activiteiten van de organisatie zal beïnvloeden.

• Begunstigde eigendom

Iemand die de uiteindelijke begunstigde is van een bedrijf – een persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een belang in een juridische entiteit of regeling zoals een bedrijf, trust of stichting – heeft een gevestigd belang om ervoor te zorgen dat hun klanten legitiem en gekwalificeerd zijn om te doen bedrijf.

Bekijk onze checklijst voor klantenidentificatieprogramma

Methoden om een klant effectief te identificeren

Het bijhouden van verslagen

De eerste stap in elk klantenidentificatieprogramma is ervoor te zorgen dat u over volledige en nauwkeurige gegevens van alle klanten beschikt, zodat u hen de best mogelijke klantenservice kunt bieden.

Overheidsvermeldingen vergelijken

Een andere manier om uw klanten te identificeren, is door ze te vergelijken met overheidslijsten van personen en organisaties die zijn aangemerkt als risicovol. Dit helpt om iedereen uit te sluiten die een bedreiging kan vormen voor uw bedrijf.

Voldoende op de hoogte stellen

Als onderdeel van uw klantenidentificatieprogramma moet u de klant een bepaald aantal werkdagen van tevoren informeren over het verzamelen van hun persoonlijke gegevens. Deze kennisgeving moet duidelijk en opvallend zijn en moet uitleggen waarom u de informatie verzamelt en hoe deze zal worden gebruikt.

Vrijstellingscriteria vaststellen

Er kunnen klanten zijn die zijn vrijgesteld van uw klantenidentificatieprogramma. Door vooraf vrijstellingscriteria vast te stellen, voorkomt u dat u onnodig informatie verzamelt van personen die geen risico vormen voor uw bedrijf.

Auditen en testen

Het regelmatig bijwerken van uw klantenidentificatieprogramma is essentieel om het effectief te laten werken. Dit proces helpt bij het identificeren van eventuele zwakke punten in het systeem en helpt ervoor te zorgen dat u voldoet aan alle toepasselijke bankregelgeving.

Samenvatting van de checklist van het klantenidentificatieprogramma

• Opzetten van een anti-witwasteam
• De identiteit van een nieuwe klant verifiëren
• Maak een profiel aan voor de klant
• Breng het AML-team op de hoogte van de nieuwe klant
• Informatie over de nieuwe klant bekijken
• Voltooi de Know Your Customer-documentatie met de KYC-checklijst van LiveAgent
• Vraag om vereiste documentatie
• Voer een AML-specialistische beoordeling van de documentatie uit
• Screening uitvoeren op sancties
• Maak een escalatiedocument voor eventuele overeenkomsten
• Wijs een klantenrisicobeoordeling toe
• Een klant met een hoog risico goedkeuren of afwijzen
• Open een rekening voor de klant op basis van acceptabel risico