Klantenservicesjablonen

Een studie gepubliceerd door Gartner Group suggereert dat 80% van de toekomstige omzet van een bedrijf zal worden gegenereerd door 20% van zijn klanten.

Verder blijkt dat tevreden consumenten in het derde jaar doorgaans bijna 70% meer uitgeven dan in het eerste jaar.

Het leveren van een klantenservice van hoge kwaliteit kost echter tijd, en dit is waar klantenservicesjablonen erg handig zijn. In dit artikel zullen we het hebben over het brede spectrum aan voordelen die het gebruik van communicatiesjablonen met zich meebrengt, en enkele waardevolle tips die u kunt integreren om de klanttevredenheid te verhogen.

Dus waarom zou u in de eerste plaats klantenservicesjablonen gebruiken?

Bespaarde tijd

Het is aannemelijk dat uw klanten contact opnemen met de afdeling Customer Support om een ​​beperkt aantal problemen op te lossen. Laten we zeggen dat 4-5 veelvoorkomende problemen zijn en ongeveer 80% van de “bandbreedte” van uw ondersteuningsafdeling in beslag nemen.

Door sjablonen te gebruiken, kan het ondersteuningsteam zich concentreren op het daadwerkelijk aanpakken van de problemen die klanten hebben ondervonden, in plaats van tijd te besteden aan typen. Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om te benadrukken dat niet alle problemen kunnen worden opgelost met behulp van een sjabloon, maar het zal de tijdsbesteding aanzienlijk verminderen.

Minder ruimte om een ​​fout te maken

Mensen zijn geneigd fouten te maken, vooral als het gaat om grammatica of spelling, en dat is helemaal prima. Bedrijven moeten echter proberen de mogelijkheid te minimaliseren dat verkeerd geschreven woorden door emails, berichten en andere vormen van B2C-interactie glippen. Klantenservicesjablonen zijn een geweldige manier om dat te bereiken.

Door een reeks hoogwaardige sjablonen te ontwikkelen, kunt u ervoor zorgen dat uw klanten vlekkeloze emails ontvangen die vooraf zijn gecontroleerd door topbewerkingsservices en die hun problemen snel zullen oplossen.

https://youtu.be/dq04JKSJ6eo

Werknemers tevredenheid

Als er een mogelijkheid is om onnodige taken voor de werkdag van uw werknemer te elimineren, wordt dit zeer op prijs gesteld. Werknemers houden ervan als hun werkgevers hun tijd respecteren en hen toestaan ​​hun tijd te besteden aan de dingen die er echt toe doen.

Verhoogde reactiesnelheid

Consumenten hebben hoge verwachtingen van de responstijd. Volgens een rapport gepubliceerd door Harvard Business Review, doet de overgrote meerderheid van bedrijven er te lang over om op verzoeken van klanten te reageren. De gemiddelde responstijd van de gecontroleerde bedrijven was 42 uur, wat eerlijk gezegd te lang is. Snel reageren geeft u een aanzienlijk concurrentievoordeel.

Consistentie in communicatie

Bedrijven die om hun branding geven, besteden veel aandacht aan hun merktoon. Dit is een belangrijk facet dat de ervaring bepaalt die een klant doormaakt bij interactie met zijn bedrijf.

Een geweldig voorbeeld van een consistente toon in tekst en communicatie is MailChimp, de emailmarketingservice. Hun ‘Voice and Tone Style Guide’ is zeker de moeite van het bekijken waard om een ​​beter begrip te krijgen van hoe u het schrijven van inhoud en sjablonen kunt benaderen die consistent zijn met uw merkimago.

Best practices voor communicatiesjablonen

Persoonlijke sjablonen maken

Klanten waarderen het als ze “als mens” worden behandeld en niet alleen als een getal in een spreadsheet. Meer dan 70% van de consumenten uiten frustratie wanneer hun ervaring niet gepersonaliseerd is. Bovendien zijn ze vaak bereid een hogere prijs te betalen om een ​​goede behandeling te krijgen.

Hoewel u misschien een sjabloonbericht gebruikt, moet u altijd de tijd nemen om op zijn minst de naam van uw klant te gebruiken.

Logische structuur van namen

Als bedrijf hebt u klanten met verschillende etnische achtergronden, wat inhoudt dat ze verschillende naamstructuren hebben. Houd daar rekening mee bij het maken van een sjabloonbericht.

Probeer zoveel mogelijk kennisbankartikels klaar te hebben

Het is essentieel om uw kennisbank permanent bij te werken. Daarom kan de afdeling klantenondersteuning uw klanten altijd voorzien van accurate informatie die onmiddellijk toegankelijk is.

“Een goed opgebouwde kennisbank zal de relaties met uw klanten aanzienlijk verbeteren, maar het zal ook een grote impact hebben op de tijd die nodig is om nieuw personeel op te leiden, wat bijgevolg ook de kosten zal drukken.”

Ronak Meghani – de mede-oprichter van Magneto IT Solutions .

Soorten communicatiesjablonen

Formele en zakelijke emailsjablonen

Het cruciale aspect achter dit type sjabloon is dat het ‘formeel’ is. Besteed extra aandacht aan interpunctiegerelateerde fouten, zorg voor voldoende overgangswoorden, vermijd kommasplitsingen en let ook op hoe u zich afmeldt.

Als u meer wilt weten, hebben we enkele zakelijke sjablonen gemaakt die u meteen kunt gebruiken.

Sjablonen voor klantenverzoeken

Houd bij het schrijven van een sjabloon voor klantenverzoeken rekening met de meest voorkomende verzoeken die u van uw klanten ontvangt.

Hier zijn een paar voorbeelden die u wellicht nuttig vindt:

• Uw service is geweldig, maar hier is mijn probleem ermee.
• Ik ben niet tevreden met uw service, en dit is waarom.
• Ik ben nieuw hier, hoe kan ik [actie]?

Live chatscripts en standaardantwoorden

Hoewel ze ongelooflijk nuttig zijn, kan het verzenden van de verkeerde standaardreactie de klantentevredenheid verminderen. Gebruik ze als sjablonen, maar pas het meest geschikte standaardantwoord aan op de situatie van uw klant. Gebruik ook niet te veel technisch jargon en vergeet niet om het met een beetje humor te besprenkelen indien van toepassing.

Verkoopsjablonen

Deze sjablonen zijn echt lastig. Uw doel is om zoveel mogelijk potentiële waarde te bieden in een zeer klein aantal woorden. Het is ook essentieel om deze berichten zo veel mogelijk te personaliseren, zodat uw verkoopemails niet alleen als spam worden weggegooid.

Als u meer wilt weten, hebben we enkele verkoopsjablonen gemaakt die u meteen kunt gebruiken.

Marketingsjablonen

Als het gaat om marketingsjablonen, is het essentieel om u te concentreren op het behouden van uw merkstem, vooral als deze sjablonen zijn gericht op uw bestaande klanten.

Als u meer wilt weten, hebben we enkele marketingsjablonen gemaakt die u meteen kunt gebruiken.

Sms-sjablonen

Tekstberichten zijn momenteel een van de meest effectieve marketingmedia die er zijn. Het moeilijke van sms-sjablonen is dat ze kort moeten zijn, terwijl het uw doel is om een ​​overtuigende call-to-action in te voegen, deze te personaliseren en veel waarde te bieden aan de ontvanger.

Kant-en-klare sjablonen voor klantenservice:

Als u meer wilt weten, lees dan LiveAgent – Sjablonen.

Besluit

Sjablonen zijn een geweldige oplossing voor een breed scala aan problemen. Bedrijven moeten de ontwikkeling van communicatiesjablonen echter met de nodige zorgvuldigheid benaderen, aangezien een misbruikt of slecht uitgevoerd sjabloon net zo goed het doel van het verhogen van de klanttevredenheid teniet kan doen.

Ontdek het zelf

Kennis is belangrijk, maar alleen als het in de praktijk wordt gebracht. Test alles in onze academie in de LiveAgent.

https://youtu.be/hESlAVnF8G4