Gratis callcentersoftware

Wat is het en hoe kan uw bedrijf hier voordeel uit halen?

Veel klanten geven er nog steeds de voorkeur aan om vertegenwoordigers van de klantenondersteuning te bellen als ze hun problemen snel willen oplossen. Dus als u uw klanten een uitstekende klantenservice wilt bieden, is het creëren van een virtueel callcenter een uitstekende manier om aan de slag te gaan.

Het opzetten en onderhouden van uw eigen contacthub is eenvoudiger dan u denkt. U hoeft alleen maar hulp te krijgen van enkele van de best beoordeelde callcentertools op de markt. Het gebruik van de beste callcentersoftware kan u helpen uw activiteiten te stroomlijnen en de chaos voorgoed uit uw telefonische ondersteuning te halen. Gratis software voor het vastleggen van oproepen voor uw helpdesk is wellicht iets moeilijker te vinden. Het is echter zeker de moeite waard als u er een kunt vinden die past bij uw zakelijke behoeften.

Laten we nu eens kijken waarom callcentersoftware belangrijk is om te gebruiken. En belangrijker nog, hoe u er het beste uit kunt halen, ongeacht of u een betalende of gratis geautomatiseerd belsysteem kiest.

Callcentersoftware – wat is het?

Vroeger konden alleen grote bedrijven het zich veroorloven om hun eigen callcentra te hebben. Met de opkomst van cloudgebaseerde oplossingen en geautomatiseerde oproepsystemen is dit echter niet langer het geval. Dankzij de belsoftware kunt u nu uw eigen virtuele callcenter opzetten. Geen ingewikkelde installaties, hardware of de noodzaak van lokale opslagruimte. Hoe is dit mogelijk?

Callcentersoftware is in wezen een speciale oplossing waarmee vertegenwoordigers kunnen bellen en gebeld kunnen worden en toegang krijgen tot de nodige informatie. Zoals de geschiedenis van de beller om de algemene klantenervaring te verbeteren. Het is doorgaans een cloudgebaseerde tool die kan worden geïntegreerd met bestaande telefoons en andere applicaties (CRM, ticketing). Deze zijn cruciaal voor de dagelijkse bedrijfsvoering van het bedrijf.

Het meest populaire gebruik van callcentersystemen is het bieden van ondersteuning. Het is echter niet de enige reden om dergelijke oplossingen te implementeren. Als uw vertegenwoordigers veel telefoongesprekken moeten voeren, hebben ze een krachtig systeem nodig om hen te helpen. Dit is waar een stuk hoogwaardige callcentersoftware van pas komt. Hiermee kan uw team alle aspecten van inkomende en uitgaande telefooninteracties organiseren en beheren.

Door dit soort software te gebruiken, kunnen uw vertegenwoordigers belangrijke details, contactgegevens en klantengeschiedenis op één plaats opslaan en ook goed gebruik maken van de beschikbare gegevens. We zullen later op de voordelen van het gebruik van dit type oplossing ingaan, maar laten we ons voorlopig concentreren op hoe een callcentersoftware werkt.

Hoe werkt callcentersoftware?

Zoals eerder vermeld, is callcentersoftware, gratis of betalend, een belangrijk onderdeel van elke contacthub. In veel gevallen biedt het simpelweg een integratie met een VoIP-provider: een krachtige oplossing die internet gebruikt (in plaats van een vaste verbinding) om te bellen en gebeld te worden.

Om een ​​VoIP-systeem goed te laten functioneren, moet het vervolgens kunnen gebruikmaken van een Virtual Private Branch Exchange (PBX). Dit werkt als een schakelstation voor telefoonsystemen en maakt het mogelijk om oproepen tussen gebruikers of buiten uw organisatie te routeren. Kortom, softwareleveranciers kunnen dit eenvoudig opzetten, in ruil voor een maandelijks bedrag.

In eerste instantie lijkt het misschien niet zo, maar software zoals deze is essentieel als u een groot klantenserviceteam hebt en dagelijks veel telefoontjes afhandelt. Daarom moet u precies nagaan welke services en functies zijn opgenomen in het callcentersysteem dat u overweegt, vooral als u kiest voor gratis geautomatiseerde belsoftware.

In de meeste gevallen hoeft u bij het implementeren van een callcentertool alleen een VoIP-provider te kiezen, vertegenwoordigersapparaten aan te sluiten en te beginnen met het beantwoorden van oproepen. Zo simpel is het.

Desalniettemin moet u nog steeds kiezen tussen een eenvoudige callcentertool die kan worden geïntegreerd met andere oplossingen of een ondersteuningsoplossing met meerdere kanalen met een callcenterfunctionaliteit. Laten we, om het verschil te begrijpen, eens kijken naar enkele verschillende soorten belsoftware, zowel gratis als betalend.

Soorten callcenteroplossingen

Het zou geen verrassing moeten zijn dat er verschillende soorten callcenteroplossingen op de markt zijn.

Ten eerste moeten we het verschil erkennen tussen fysieke callcentra en virtuele systemen. Zoals de naam al doet vermoeden, bevindt alles in een fysiek callcenter zich “ter plaatse” – of het nu software, hardware, servers en zelfs het klantenserviceteam is. Virtuele callcentra daarentegen maken gebruik van VoIP- en cloudgebaseerde oplossingen waarmee u uw callcenter letterlijk overal ter wereld kunt runnen.

Tegenwoordig worden callcentra vaak gecategoriseerd als:

• Inkomende callcentra die zijn ontworpen om inkomende oproepen te ontvangen.
• Uitgaande callcentra gericht op uitgaande oproepen. Gewoonlijk werken vertegenwoordigers met een contactenlijst van bestaande en/of potentiële klanten die ze bellen.
• Contactcentra die meerdere kanalen bestrijken. Dergelijke centra gebruiken nog steeds telefoongesprekken als één van hun communicatiekanalen, die deel uitmaken van een grotere reeks communicatiemiddelen.
• Contactcentra met meerdere kanalen tillen ondersteuning met meerdere kanalen naar een hoger niveau. Ze bieden een uniforme klantenservicestrategie via alle kanalen, meestal dankzij een enkele tool die alle communicatie op één en dezelfde plaats kan brengen.

Ten slotte is er ook een onderscheid tussenn betalende en gratis belsoftware.

Gratis versus betalende callcentra – de verschillen

Niet elke callcentertool heeft dezelfde functies. Bovendien hebben softwareleveranciers ook verschillende prijsopties, waaronder gratis callcentersoftwareplannen, afhankelijk van uw behoeften. Het is belangrijk om te beseffen dat verschillende oplossingen verschillende functies en beperkingen hebben en dat het aan u is om de beste belsoftware voor uw behoeften te kiezen. Om een ​​weloverwogen keuze te maken, wilt u misschien eerst alle beschikbare opties onderzoeken.

Met gratis callcentersystemen kunt u nog steeds gemakkelijk bellen en al uw oproepen beantwoorden, inclusief interne oproepen tussen vertegenwoordigers.

Extra functies zoals het opnemen en routeren van gesprekken kunnen variëren of onderhevig zijn aan bepaalde beperkingen. Een gratis programma voor het vastleggen van oproepen voor uw helpdesk kan u bijvoorbeeld helpen bij het opslaan van informatie over uw bellers. Er kan echter een beperkte zoekgeschiedenis voor tickets zijn of een beperkt aantal telefoonnummers dat u in de software kunt gebruiken. Als u geïnteresseerd bent in het gebruik van meer geavanceerde functies of als u geen limieten heeft, moet u in plaats daarvan naar betalende abonnementen kijken.

In tegenstelling tot gratis geautomatiseerde belsoftware, zijn betalende systemen beter geschikt voor grotere bedrijven die veel oproepen verwerken en ernaar streven uitstekende klantenondersteuning te bieden, zowel via de telefoon als via andere kanalen. Er zijn verschillende oplossingen om uit te kiezen en ze zijn niet per se allemaal bijzonder prijzig. Overweeg gewoon al uw behoeften, test ten minste een paar verschillende tools met gratis proefperioden en houd rekening met alle voor- en nadelen die u kunt identificeren.

De flexibiliteit bij het vervullen van bedrijfsbehoeften maakt Live Agent de voorkeurskeuze voor gratis callcenter software voor kleine bedrijven, zelfstandigen en start-ups.

Voordelen van het gebruik van gratis callcentertools

Maakt u zich geen zorgen als uw budget niet de kosten dekt van het gebruik van de best beoordeelde callcentersoftware. De beste callcentertools zijn er in verschillende soorten en maten. U kunt nog steeds veel doen met gratis software voor het vastleggen van oproepen voor de helpdesk. Dus wat zijn de voordelen van het gebruik van gratis callcentersoftware?

Verbeterde productiviteit

Uw vertegenwoordigesrs kunnen bellers nauwkeuriger en effectiever helpen als ze de oproepen kunnen aannemen en op één enkele plaats toegang hebben tot belangrijke klantengegevens.

Meer transparantie

Als ze een bedrijf bellen, verwachten veel klanten dat de vertegenwoordigers weten wie ze zijn en hoe ze eerder contact hebben gehad met het ondersteuningsteam. Oproeplogboek software voor de helpdesk kan het voor het hele team gemakkelijker maken om historische gegevens in slechts een paar klikken te controleren.

Verhoogde klantentevredenheid

In wezen geldt dat hoe meer uw vertegenwoordigers over elke beller weten, hoe beter ze hen kunnen helpen. Dit helpt om relaties en loyaliteit op te bouwen, wat de inkomsten op de lange termijn zal verbeteren.

Beschikken over een verscheidenheid aan krachtige functies

Hoewel gratis callcentersoftware bepaalde beperkingen heeft, zijn er nog steeds tal van functies die u kunt gebruiken. Zoals gespreksopname voor training en juridische doeleinden.

Verlaagde kosten

Laten we eerlijk zijn. Als het gaat om gratis callcentersystemen, zijn de kosten (of het ontbreken daarvan) een van de grootste voordelen. De mogelijkheid om uw callcenter overzichtelijk te houden en kosteloos toegang te krijgen tot alle functies van het systeem, geldt zeker als een voordeel.

Eenvoudige implementatie

Laten we eerlijk zijn. Als het gaat om gratis callcentersystemen, zijn de kosten (of het ontbreken daarvan) één van de grootste voordelen. De mogelijkheid om uw callcenter overzichtelijk te houden en kosteloos toegang te krijgen tot alle functies van het systeem, is zeker een voordeel.

Werk op afstand

Met virtuele callcenteroplossingen kunnen uw vertegenwoordigers overal worden gevestigd. Zolang iedereen is verbonden met internet, kan uw team gemakkelijk oproepen beantwoorden en plaatsen vanaf elk apparaat en elke locatie.

Schaalbaarheid

Zelfs gratis callcentertools kunnen meegroeien met uw bedrijf. Als en wanneer u meer vertegenwoordigers, telefoonnummers of functies moet toevoegen, kunt u uw oplossing upgraden naar een betalend abonnement.

Goede praktijken voor callcentersoftware

Vergis u niet: het beste halen uit callcenter-logboeksoftware voor helpdesk komt niet alleen neer op het kiezen van de juiste software. Er zijn nog andere dingen die u kunt doen om het meeste uit de tool te halen, ongeacht of het betalende of gratis callcentersoftware is.

• Haal voordeel uit software integraties. Het is geen geheim dat de callcentra cloudgebaseerde, geïntegreerde tools gebruiken om klantengegevens te beheren en te synchroniseren. Door op geïntegreerde systemen te vertrouwen, wordt de kans zelfs geëlimineerd dat belangrijke informatie verloren gaat of een fout wordt gemaakt bij het handmatig invoeren van gegevens in verschillende systemen tegelijkertijd.
• Overweeg om callcenterscripts voor te bereiden. Relevante scripts kunnen uw vertegenwoordigers helpen meer zelfvertrouwen te krijgen aan de telefoon, vooral als ze net beginnen te werken in een callcenter. Zorg ervoor dat u uw scripts zo nu en dan bijwerkt, om up-to-date te blijven en om dingen vers te houden.
• Stel specifieke doelen voor uw callcentermedewerkers. Met het juiste callcentersysteem kunt u eenvoudig de prestaties van uw vertegenwoordigers volgen. Het stellen van doelen voor iedereen kan niet alleen de teamgeest stimuleren, maar kan vertegenwoordigers ook aanmoedigen om elkaar verantwoordelijk te houden voor hun resultaten.
• Probeer de wachttijd te verkorten. Tegenwoordig zijn klanten vaak ongeduldig en niet bereid om op hulp te wachten wanneer ze contact opnemen met de klantenservicemedewerkers. Zorg ervoor dat u voldoende teamleden heeft om aan de vraag van de klant te voldoen.
• Maak gebruik van klantengegevens. Door persoonlijke begroetingen en snelle hulp te bieden, krijgt u de kans om het hart van een beller te winnen. Callcentersoftware kan u gemakkelijk voorzien van relevante informatie over uw bellers, vooral als ze al eerder contact hebben gehad met uw bedrijf.

Gratis of betalende callcentersoftware – wat is de beste keuze?

Wanneer u besluit of u moet investeren in betalende of gratis geautomatiseerde belsystemen, moet u rekening houden met uw huidige zakelijke behoeften, plannen voor de toekomst en alle beschikbare opties.

Stel uzelf de volgende vragen:

• Hoe gaat u momenteel met oproepen om?
• Wilt u een gloednieuw callcenter opzetten of overstappen naar een andere callcentersoftwareprovider?
• Hoeveel klanten beheert u?
• Wat verwacht u van het dashboard van de callcentersoftware?
• In welke callcenterfuncties bent u het meest geïnteresseerd?
• Welke callcenterstatistieken wilt u bijhouden?
• Hoeveel callcentermedewerkers heeft u?
• In welke callcenterfuncties bent u het meest geïnteresseerd?
• Welke callcenterstatistieken wilt u bijhouden?

Door deze vragen te beantwoorden, krijgt u een redelijk goed begrip van uw behoeften en komt u een stap dichter bij het maken van de juiste keuze voor uw bedrijf.

Maakt u zich geen zorgen als u zich de best beoordeelde callcentersoftware nog niet kunt veroorloven. Het kan geen kwaad om eerst voor gratis callcentersoftware te kiezen. Er zijn veel betrouwbare serviceproviders. Sterker nog: veel bedrijven kiezen wel voor gratis oplossingen, vooral als ze beginnen of gewoon niet het budget hebben voor geavanceerde oplossingen. Het gebruik van gratis software voor oproepregistratie voor een helpdesk is een goede manier om een ​​bepaalde callcentertool te testen om te zien of deze geschikt is voor uw bedrijf. U kunt tenslotte op elk moment upgraden als uw bedrijfsbehoeften veranderen.

Kortom, we raden u aan na te denken over uw vereisten, uw keuzes te beperken en ten minste enkele gratis callcentertools uit te proberen om te zien wat het beste werkt voor uw bedrijf. Als u dit allemaal hebt gedaan, zou u beter moeten kunnen beslissen of u in een betalende versie moet investeren of bij de gratis tools, zoals LiveAgent, moet blijven.

Ontdek het zelf